Бесплатная горячая линия

8 800 301 63 12
Главная - Другое - Акт об уничтожении документов скачать бланк ексель

Акт об уничтожении документов скачать бланк ексель

Акт об уничтожении документов скачать бланк ексель

Акт об уничтожении документов

  • /
  • /

Документы и дела выделяют на уничтожение актом, формирующимся после проведения экспертизы ценности документов и их последующего отбора. В общем виде это перечень документов с указанием количества, которые подлежат уничтожению.

Акт содержит номера статей и относящиеся к ним нормативные документы, на основании которых определяется срок хранения документации. Помимо этого, указывают год передачи в архив отобранных сведений. Запрещено по позициям завышать или занижать количество документов, опускать некоторые из них (даже если в них мало информации).

Проверки легко выявляют данный факт.

, срок хранения которой еще не истек, не допустимо. Фактическое расхождение количества сведений говорит о том, что часть из них была незаконно уничтожена.

Ответственные лица за сохранность информации несут административную и .

Формальное нахождение документов в организации может повлечь серьезные проблемы при их запросе. Название позиции иногда не соответствует названию документа в используемой к ней статье Перечня документов, так как данный перечень не может охватить все разновидности информации. Отношение конкретных сведений к статье определяет архивариус, который проводит отбор документации на уничтожение.

Многие организации пользуются однотипными видами бланков:

  1. банковскими и прочими.
  2. кассовыми;

Поэтому количество позиций на любом предприятии достигает не меньше пары десятков.

Чем больше документации (и ее состав), тем больше позиций.

Их количество указывает на то, насколько профессионально и тщательно проводился отбор.

Акт оформляется по основным правилам работы архивов. Если указывают дела нескольких подразделений, то название каждого из них необходимо разместить перед группой документов данного подразделения.

Бланк согласовывают с экспертной комиссией, а затем его утверждает руководитель организации. Если предприятие входит в комплектование муниципального, государственного или ведомственного архива, то акт согласовывается с ними. Опись дел по личному составу предприятия должна быть утверждена в конце бланка за все указываемые годы.

К документу на уничтожение прикладывают акт о проведенном уничтожении документации. Здесь указывают ее количество и вес.

Без подтвержденного факта уничтожения акт считается не действительным. (Размер: 52,5 KiB | Скачиваний: 23 224) (Размер: 32,5 KiB | Скачиваний: 11 883) Найти:

Акт уничтожения документов с истекшим сроком хранения

Уничтожение документов является распространенной процедурой, позволяющей организации утилизировать документацию, утративших свою практическую и иную значимость, сохранив при этом коммерческую и другую тайну. составляется с целью документализации данного процесса, а кроме того выполняет функцию учета уничтоженных дел.

Файлы в .DOC: В процессе ведения предпринимательской и иной деятельности физическое или юридическое лицо создает и получает множество самых различных документов.

По мере течения времени некоторые документы утрачивают свою значимость и подлежат утилизации. Основным критерием отбора документа к уничтожению является истечение срока его хранения, установление которого основывается на данных экспертизы ценности документа. Под ценностью документа понимается его значение как в деятельности самой организации, так и в более широком смысле слова.

Документ может являться достоянием культуры, историческим памятником, и иметь экономическое и другое значение. Уничтожение таких документов может иметь последствия вплоть до уголовного преследования. Зачастую определить ценность того или иного документа бывает затруднительно даже для опытного сотрудника организации.

Приказом Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 года №558 был утвержден Перечень типовых управленческих документов, с указанием сроков их хранения. Он не является исчерпывающим, однако практически все основные виды документации и сроки их хранения в нем содержатся.

В соответствии с их ценностью документы можно разделить на категории. Критерием деления являются сроки хранения. Данный вид документации обладает самой высокой ценностью, поскольку содержит основную информацию об организации, а также являются объектом культурного и прочего интереса.

Эти документы существуют столько, сколько существует организация, и не уничтожаются даже после ее ликвидации. К ним относятся:

  1. учредительные документы организации;
  2. положения о структурных подразделениях организации;
  3. распорядительная документация по предприятию;
  4. акты приема-передачи при смене руководителей организации, и т.п.

Данные документы по истечении определенного срока передаются в объединенные архивы муниципальных образований или госархивы. Исключение составляют частные документы негосударственных организаций.

Среди этих документов выделяются особо ценные документы.

Они обладают еще более высоким приоритетом.

К этой категории относятся дела, хранящиеся 11 лет и более. Эти документы имеют практическое значение в деятельности организации, но обычно не представляют общественной ценности. Это кадровая документация, документы об изготовлении электронной цифровой подписи и другие.

Эти документы также хранятся в архиве организации и передаются на хранение в ведомственные или муниципальные архивы (об исключении сказано выше). Данная категория документов хранится в течение 10 лет и менее.

Эти документы используются непосредственно в текущей деятельности организации и не имеют общественного значения. Эти дела не подлежат обязательной передаче в архив и могут храниться непосредственно по месту составления, например, в канцелярии или договорном отделе организации. Хранение электронных дел осуществляется соответственно тем же срокам, что и хранение бумажных документов той же важности.

Хранение электронных дел осуществляется соответственно тем же срокам, что и хранение бумажных документов той же важности. Порядок определения ценности документов и отбора их к уничтожению регламентируется одобренными Росархивом «Основными правилами работы архивов организации» от 2002 года и более современными, хотя и во многом идентичными Правилами работы архивов организации, утвержденными приказом Минкультуры №526 от 15 марта 2015 года. Экспертиза ценности документа в течение его «жизни» проводится как минимум дважды:

  1. в конце делопроизводственного года при переутверждении номенклатуры дел организации на следующий год;
  2. по истечении установленного срока хранения, когда определяются документы, которые можно уничтожить, и документы, которые будут переданы (если это предусмотрено) в объединенный архив.

Для того чтобы определить ценность документа требуется учет мнения специальной экспертной комиссии (ЭК), состав которой назначается приказом по предприятию.

Председателем комиссии назначается директор или заместитель директора по административной части или начальник службы делопроизводства.

В комиссию рекомендуется включать не мене трех человек из числа наиболее хорошо разбирающихся в документации работников (как правило, это начальник кадровой службы, начальник службы делопроизводства) и обязательно — лицо, ответственное за архив организации. Эти работники будут нести ответственность за определение срока хранения каждого документа.

Для экспертизы ценности электронных документов могут быть привлечены работники IT-службы. Если в организации имеется научная или иная документация, требующая учета мнения определенного специалиста, может быть создана отдельная комиссия с участием компетентных в данной области работников.

В полномочия ЭК входит продление срока хранения отдельных документов, если они будут признаны не утратившими ценность даже после того, как срок их хранения истек. Оформляется решение ЭК протоколом.

Протоколы заседания экспертной комиссии предприятия в случае, если документы передаются в городской или другой архив, обязательно согласовываются с экспертно-проверочной комиссией архива. Без ее одобрения изменение сроков хранения документов не допускается.

После проведения экспертизы ценности документов с истекшим сроком хранения и согласования вопросов по спорным документам составляется акт о выделении документов к уничтожению. Дела включаются в акт, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт.

При уничтожении документов должны соблюдаться следующие принципы:

  • уничтожение должно быть санкционированным;
  • уничтожение должно проводиться с соблюдением коммерческой и иной тайны, конфиденциальности информации.
  • уничтожение должно затрагивать не только оригиналы, но и копии документа;
  • уничтожение не должно затрагивать документы, касающиеся длящегося или предстоящего судебного разбирательства;

Обычно сначала составляются акты по структурным подразделениям, а затем — общий акт, по предприятию. Форма акта утверждена приказом Минкультуры РФ №526 от 15.03.2015 (Приложение №21 к Правилам работы архивов).

Вам останется лишь вписать свои данные в шаблон.

Акт о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, состоит из следующих разделов:

  • преамбула, содержащая в себе ссылку на нормативный документ, ставший основанием для определения сроков хранения документа и название фонда (организации), дела которой отобраны для уничтожения;
  • если организация передает документы на хранение в объединенный архив, в акт включается раздел об утверждении дел постоянного хранения ЭПК архива. Частным организациям, самостоятельно хранящим свои документы, такой отметки не требуется;
  • основная часть, оформленная в виде таблицы, в которой перечисляются заголовки дел, выделенных к уничтожению. Заголовки удобнее группировать по структурным подразделениям. Если к уничтожению выделяется много однородных дел (например «Служебные записки»), то можно просто указать общий заголовок и обозначить количество дел;
  • в резолютивной части указывается итоговое количество дел, выделенных для утилизации, цифрой и прописью;
  • если уничтожаются документы, находящиеся в объединенном архиве, делается отметка о внесении изменений в учетные документы. Эта отметка также подтверждается подписью работника архива.
  • отметка о передаче дел на уничтожение. Указываются вес бумажных дел и наименование электронного носителя, а также способ утилизации, проставляются дата, должность и подпись работника, передавшего документы для уничтожения;
  • номер и дата протокола заседания экспертной комиссии предприятия;
  • «шапка» документа с указанием названия документа, даты составления и номера документа, а также поля «Утверждаю», в котором указываются дата утверждения и проставляется должность, подпись и расшифровка подписи лица, которое утвердило акт;
  • подпись лица, ответственного за архив;

Уничтожение бумажных документов осуществляется физически: сжиганием, пропусканием через шредер и т.п. Процедура может быть осуществлена как силами самого предприятия, так и силами сторонней организации. Прием-передача документов на уничтожение оформляется приемо-сдаточной накладной, а за погрузкой и вывозом документов следит работник архива или документационного обеспечения управления.

Не допускается использование документов с истекшим сроком хранения в качестве черновиков, а также выбрасывание их в общие мусорные корзины. Самым надежным способом уничтожить электронный документ является уничтожение его физического носителя, однако допускаются и другие методы (стирание, перезапись, размагничивание и т.п.).

Статья 27 Федерального закона №125 от 22.10.2004 года оговаривает предусмотренную законодательством ответственность организаций за нарушения правил архивного хранения документов.

1668 Читайте также

Акт на уничтожение документов

Акт о выделении документов и дел на уничтожение это документ который формируется по результатам экспертизы ценности документов и соответствующего отбора дел на уничтожение. В общем виде это список разновидностей документов, предполагаемых к уничтожению, с указанием их количества.

В акте на уничтожение указываются номера статей и нормативные документы, к которым относятся эти статьи. На их основании этих статей, если документ не содержит иных сведений определяется срок хранения документов.

В частности указываются и годы, за которые отобраны документы в акт о выделении документов на уничтожение. Нельзя занижать или завышать количество документов по позиции, а так же опускать некоторые позиции, даже если количество документов в них мало – при проверке этот факт легко проявляется.

Важно не допускать уничтожения документов, срок хранения которых не истек.

Если количество документов не будет соответствовать реальности, может быть сделан вывод о незаконном уничтожении документов, и документы формально будут находится в организации, а это может обернутся серьезными проблемами при запросе.

Напомним, что за незаконное уничтожение документов предусмотрена административная и уголовная ответственность.

Важно учитывать, что название позиций не всегда соответствовует названию документов в применяемой к ним статье Перечня документов.

Это связано с тем, что разновидностей документов множество, а Перечень типовых документов не может охватить их все.

Рекомендуем прочесть:  Мировые судьи спб

К какой именно статье отнести конкретный документ, должен решать архивариус, проводящий процедуру отбора документов на уничтожение. Во многих организациях есть однотипные виды документов – такие как, кассовые и банковские документы, приказы по административно-хозяйственной деятельности, заявления на отпуск и т.д. По этой причине количество позиций почти во всех организациях не может быть меньше пары десятков.

Зачастую позиции исчисляются десятками.

При том, что чем больше документов – тем больше позиций.

На количество позиций влияет и состав документов.

Общее количество позиций может достигать сотни и более.

Количество позиций, как правило, показывает насколько тщательно и профессионально был произведен отбор документов к уничтожению.

Оформляется в соответствии с приложением N 4 «Основных правил работы архивов организаций» 2002 года. Если в акте на уничтожение указаны дела нескольких подразделений, то название каждого подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения. Акт на уничтожение утверждается руководителем предприятия – владелицы перечисленных в нем документов.

Он в обязательном порядке согласовывается с организации. Если организация входит в зону комплектования какого-либо государственного, муниципального либо ведомственного архива, акт на уничтожения согласовывается с ним. В заключении акта на уничтожение документов и дел должна быть запись об утверждении описей дел по личному составу организации за все указанные в акте годы.
В заключении акта на уничтожение документов и дел должна быть запись об утверждении описей дел по личному составу организации за все указанные в акте годы. К акту на уничтожение требуется приложить акт о проведенном уничтожении документов, с указанием общего количества документов и их веса.

Без завершающего документа акт на уничтожение не действителен, т.к. факт уничтожения не подтвержден. Скачать документРазмер 60.5 KB 31.5 KB Тэги:

Уничтожение бухгалтерских документов (образец акта)

→ → → Добавить в «Нужное» Актуально на: 15 сентября 2021 г.

Вопросы хранения документов бухгалтерского учета мы рассматривали в . А что делать с документами после того, как сроки их хранения истекли? Об утилизации бухгалтерских документов расскажем в нашем материале.

Бухгалтерские документы организации, по которым срок временного хранения установлен до 10 лет включительно, считаются документами текущего характера и не включаются в архивный фонд организации. В течение данного срока они хранятся в структурных подразделениях организации, а по истечении сроков хранения уничтожаются ().

Считается, что до уничтожения документов в организации должна быть произведена экспертиза их ценности.

Она проводится назначаемой руководителем организации экспертной комиссией.

Эта комиссия является совещательным органом при руководителе и действует на основании положения. Проверка ценности документов должна производиться ежегодно ().

Бухгалтерские документы с истекшими сроками хранения в структурных подразделениях организации изымаются для последующего уничтожения. Важно, чтобы срок хранения документов уже истек до 31 декабря предшествующего года включительно.

Если срок хранения бухгалтерских документов истекает только в текущем году, уничтожить документы можно будет лишь в следующем.

Естественно, что документы, по которым срок хранения еще не истек, уничтожать нельзя. В соответствии с перечнем на утилизацию составляются акты на уничтожение бухгалтерских документов. Акт на уничтожение бухгалтерских документов может быть составлен в произвольной форме.

При этом перечень уничтожаемых документов может быть как приведен в самом акте, так и отражен в описи, являющейся приложением к акту об уничтожении бухгалтерских документов. Документы могут быть уничтожены путем их измельчения, сожжения, передачи на уничтожение в специализированную компанию и иными способами, которые также должны быть отражены в акте.

Приведем образец акта на уничтожение бухгалтерских документов.

Общество с ограниченной ответственностью «Экостор» 121351, г. Москва, ул. Кунцевская, д.26 ИНН 7731332719 / КПП 773101001 Утверждаю Мохов Генеральный директор Мохов О.Л.

15.09.2021 Акт об уничтожении документов от 14.09.2021 № 1 Экспертная комиссия в составе председателя комиссии — заместителя генерального директора по общим вопросам Плугова Н.Г., членов комиссии: главного бухгалтера Нестеровой О.Р., бухгалтера Мякининой С.П. и заведующего складом Щеглова В.А.

составили настоящий Акт о том, что 14.09.2021 были уничтожены следующие документы: Наименование документов Период составления Количество папок документов (шт.) Срок хранения (лет) Товарные накладные полученные 01.01.2014-31.12.2014 4 5 Товарные накладные выданные 01.01.2014-31.12.2014 10 5 Счета-фактуры полученные 01.01.2014-31.12.2014 5 5 Счета-фактуры выданные 01.01.2014-31.12.2014 9 5 Кассовые документы 01.01.2014-31.12.2014 3 5 Указанные документы в присутствии членов комиссии были переданы для утилизации в качестве макулатуры в ООО «Вторпоставка» по накладной от 14.09.2021 № 263-16/Б. Председатель комиссии: Плугов /Плугов Н.Г./ Члены комиссии: Главный бухгалтер Нестерова /Нестерова О.Р./ Бухгалтер Мякинина / Мякинина С.П./ Заведующий складом Щеглов / Щеглов В.А./ Также читайте:

Форум для бухгалтера: Поделиться:

Подписывайтесь на наш канал в

Акт о выделении к уничтожению документов не подлежащих хранению

31943 Акт об уничтожении документов составляется тогда, когда предприятие или организация избавляется от накопленных за годы работы бумаг. Это могут быть испорченные или утратившие свою актуальность документы, а также бумажные носители с просроченным сроком хранения.

Но все же чаще всего это архивные документы, дальнейшее хранение который потеряло смысл. Как правило, уничтожение документов носит довольно регулярный характер, поскольку каждый год компании накапливают огромный объем бумажной документации и соответственно каждый год появляются бумаги, подлежащие уничтожению.

  1. Проверено экспертом
  2. Онлайн просмотр
  3. Бланк и образец
  4. Бесплатная загрузка

ФАЙЛЫ Для уничтожения документов создается специальная комиссия, в состав которой должно входить не менее двух человек. Обычно это сотрудники разных структурных подразделений предприятия, в том числе и того отдела, документы которого подлежат утилизации.

Подписи каждого из них должны стоять на акте об уничтожении бумаг. При этом не стоит забывать о том, что члены комиссии несут ответственность за уничтожаемые документы. Именно поэтому к данному процессу стоит относиться очень внимательно, чтобы не допустить утилизации бумаг, не утративших своего значения.

Не нужно забывать и о том, что большинство документов следует хранить не менее пяти лет, в противном случае возможны серьезные санкции со стороны надзорных органов. Как уже было сказано выше, перед тем, как перейти непосредственно к процессу уничтожения бумаг, специальным приказом руководителя предприятия назначается комиссия, которая отвечает за всю процедуру проведения утилизации от начала и до конца.

Первым делом члены комиссии проводят экспертную оценку накопившейся документации. Цель ее – убедиться в том, что утилизируемые документы не имеют ценности для предприятия, не содержат никакой важной и актуальной информации, а также имеют завершёный срок хранения. Затем составляется специальный акт, куда вносится перечень подлежащих утилизации документов и только после этого можно приступать непосредственно к процедуре.

После того, как она будет успешно завершена, акт об утилизации визируется комиссией.

Существуют общепринятые способы уничтожения документов. Это может быть сожжение (не всегда удобно и не экологично) или утилизация при помощи специального уничтожителя бумаг (возможна только тогда, когда документов не слишком много). Однако если объем документов большой, то лучше всего прибегнуть к услугам специализированной компании, которая профессионально занимается утилизацией бумажной документации.

Однако если объем документов большой, то лучше всего прибегнуть к услугам специализированной компании, которая профессионально занимается утилизацией бумажной документации. В этом случае нужно оформить с исполнителем передаточный акт, где указывается объем, вес, дата, количество дел и т.п. параметры. Во избежание попадания в руки злоумышленников, ни в коем случае не допускается выбрасывание документов в мусорные контейнеры или на свалку, сдача их в макулатуру или использование в качестве черновиков.

Документ не имеет стандартного, рекомендованного к применению образца, поэтому составляться он может в свободном виде или по шаблону, разработанном на предприятии.

Независимо от того, какой вариант для написания акта будет выбран, его структура всегда должна быть примерно одинакова.

  1. В конце акт должен содержать подписи всех членов комиссии по утилизации и автограф руководителя.
  2. В специальную таблицу (но можно и простым перечислением) вносится конкретный список уничтожаемых документов.
  3. Отдельно вписывается состав комиссии.
  4. Вначале документа указывается название организации.
  5. Также в документе можно указать вес или объем утилизируемых бумаг.

Заверять акт печатью не обязательно, поскольку он относится ко внутренней документации фирмы (на забываем и о том, что с 2016 года юридические лица имеют законное право не использовать в своей деятельности штампы и печати для удостоверения бумаг).

Оформлять акт можно как на обычном простом листе А4 формата, так и на фирменном бланке компании, писать можно как в рукописном, так и в печатном виде. Экземпляров составляется столько, сколько необходимо (обычно по одному для каждого члена комиссии и для самой организации) и каждый из них заверяется должным образом.

  • фиксируется проведение экспертной оценки и отбора документов для утилизации, а также в специальную таблицу вносится их перечень. Под таблицей нужно цифрами и прописью указать количество позиций, внесенных в таблицу, а также задокументировать сам факт уничтожение документов.
  • основание для проведения процедуры уничтожения документов (приказ, распоряжение руководителя и т.д. с указанием номера и даты);
  • состав комиссии, с выделением председателя и ее членов – здесь нужно вписывать их должности, фамилии, имена, отчества;
  • В начале документа, справа, необходимо вписать полное наименование компании (с указание организационно-правовой формы), а также дату создания документа и его номер по внутреннему документообороту. Слева отводится место для его визирования руководителем предприятия (здесь вписывается должность начальника, фамилия, имя, отчество), а одна строка оставляется пустой – под подпись. Далее посередине строки вносится название документа.
  • В завершение акт должны подписать все члены комиссии. Напротив подписей должна стоять их расшифровка. Только после этого документ передается на утверждение руководителю, который своим автографом ставит окончательную точку в данном процессе.
  • В основную часть акта вписывают
    • основание для проведения процедуры уничтожения документов (приказ, распоряжение руководителя и т.д. с указанием номера и даты);
    • состав комиссии, с выделением председателя и ее членов – здесь нужно вписывать их должности, фамилии, имена, отчества;
    • фиксируется проведение экспертной оценки и отбора документов для утилизации, а также в специальную таблицу вносится их перечень. Под таблицей нужно цифрами и прописью указать количество позиций, внесенных в таблицу, а также задокументировать сам факт уничтожение документов.

После утилизации бумаг, составления и визирования акта, он передается на хранение в архив предприятия, где содержится ровно столько, сколько требуется хранить подобного рода документы по закону. В случае необходимости акт может быть извлечен из архива и использован в качестве доказательства при решении всевозможных конфликтных ситуаций и разбирательств.

Образец акта об уничтожении документов 2021 года

Как можно догадаться, необходимость в оформлении такого документа возникает преимущественно в организациях. За долгие годы деятельности компании в ее архивах собирается огромное количество различных документов. Рано или поздно срок их действия прекращается.

Таким образом, от ненужной документации приходится избавляться.

Кроме этого, сюда относятся и испорченные документы.

В общем, уничтожению подлежат все документы, хранить которые больше не имеет смысла.Файлы для скачивания:Содержание В организациях данные процедуры проводятся регулярно. Ведь ежегодно на хранение в архив поступает множество бумаг. Однако нельзя просто так взять и выбросить даже те документы, которые уже считаются недействительными.

Эта процедура должна быть правильно оформлена. И делается это при помощи соответствующего акта.По сути, этот документ позволяет предприятию списать ненужные бумаги с баланса.

Только после оформления такого документа можно приступать к утилизации. Делают это разными способами. Например, если документов немного, они просто сжигаются.

Рекомендуем прочесть:  Участок 7 соток размеры

Хотя при больших объемах делать это не рекомендуется.

Огонь вредит экологии, да и не всегда удобно избавляться от документов именно таким способом.Сегодня существуют специальные устройства, которые способны измельчать документы настолько, что они не подлежат восстановлению. Если говорить о крупных корпорациях, то для этих целей они часто обращаются в специализированные компании, которые занимаются уничтожением бумажной документации. Категорически не рекомендуется отправлять бумаги на макулатуру или просто выбрасывать в мусорный контейнер.

Даже те документы, у которых истек срок действия, содержат определенную информацию. Необходимо сделать все возможное, чтобы она не попала к конкурентам и злоумышленникам, которые могут воспользоваться определенными сведениями в своих интересах.Чтобы утилизировать бумаги, назначается специальная комиссия, которая должна состоять из двух и более человек.

Как правило, сюда входят работники разных структурных подразделений. Хотя нет принципиальной разницы, кто именно будет заниматься данной процедурой.

Желательно, чтобы в состав комиссии входил сотрудник того отдела, к которому относятся уничтожаемые документы. Каждый участник этой группы должен поставить в акте свой автограф.Нужно знать, данная комиссия несет полную ответственность за правильное уничтожение документации. Здесь нужно быть предельно внимательным.
Здесь нужно быть предельно внимательным. Во-первых, необходимо предотвратить вероятность утечки информации.

Во-вторых, бывают ситуации, когда по ошибке с ненужными документами утилизируются и те, срок действия которых еще не окончен.

Необходимо сделать все возможное, чтобы не столкнуться с такой ситуацией.Не стоит забывать, большинство первичных документов подлежит хранению на предприятии в течение пяти лет. Если такая документация будет уничтожена, организации грозят штрафные санкции.

Подобные ситуации рассматриваются, как незаконное уничтожение важной документации, что вызывает подозрения в каких-либо мошеннических действиях.

Стоит напомнить, за это членам комиссии может грозить не только административное наказание.

За такие действия может грозить и уголовная ответственность.Условно процедуру уничтожения документов можно разделить на несколько этапов:

  • Проведение экспертной оценки. Специалисты проверяют документы, которые подготавливаются к утилизации. Такие действия позволяют убедиться, что уничтожаемые бумаги действительно больше не представляют никакой ценности для компании. Бывает так, что на хранении находятся оригиналы и копии документов. Возможно, комиссия примет решение уничтожить только копии, а оригиналы могут быть сохранены.
  • Процедура уничтожения. Здесь все зависит от объемов. Можно обратиться в специализированную фирму, или обойтись своими силами.
  • Создание комиссии. Руководитель компании издает приказ, в котором назначает ответственных сотрудников. Комиссия будет заниматься, как непосредственно уничтожением бумаг, так и оформлением сопутствующих документов.
  • После завершения процедуры каждый участник комиссии подписывает акт, подтверждая, что утилизация была проведена с соблюдением всех правил.
  • Оформление акта. Именно здесь перечисляются все утилизированные документы. Составление акта делается еще до того, как бумаги будут уничтожены.
  • После того, как документы, предназначенные для уничтожения, будут отобраны, ответственные лица, входящие в состав комиссии, должны их упорядочить и описать.

(Видео: “Порядок уничтожения документов. “)При составлении акта необходимо придерживаться правил составления документов подобного рода:

  1. после этого члены комиссии должны завизировать документ. Для этого в нижней части проставляются подписи.
  2. перечисляются все члены комиссии, их ФИО и должности. Также назначается председатель группы;
  3. в верхней части прописывается название компании и ее правовая форма. Также здесь необходимо указать дату и город составления;
  4. также прописываются сведения о приказе, который и стал основанием для проведения данной процедуры;
  5. далее указываются ФИО и должность руководителя, который подтверждает утилизацию;
  6. ниже вносятся сведения об уничтожаемых документах. Чтобы лучше воспринималась информация, все сведения указываются в таблице. Прописывается год оформления документов, их заголовки, количество. Также имеется специальная графа, предназначенная для указания причин, по которым происходит уничтожение. Например, это может быть «Окончание срока действия»;
  7. под таблицей указывается общее количество документов. Также отмечается способ, который был выбран для утилизации;
  8. ниже пишется название документа;

Нужно понимать, этот акт является достаточно важным документом. Он пригодится, если понадобится отчитаться по уничтоженной документации.

Учитывая важность акта, необходимо позаботиться о правильном его заполнении.

К примеру, здесь не должно быть каких-то ошибок. Помарки также не приветствуются. Если и была допущена опечатка, лучше приступить к заполнению нового документа.

Необходимо помнить, в случае каких-то нарушений акт может быть признан недействительным. А это уже будет приравниваться к уничтожению документов без соответствующего оформления. Именно поэтому, чтобы избежать проблем в будущем, каждому участнику комиссии рекомендуется проверять, насколько правильно заполнен документ.(Видео: “Когда и как уничтожать бухгалтерские документы?”)Особого внимания заслуживает достоверность вносимой информации.

Ее правильность также должны контролировать ответственные сотрудники. Ни в коем случае нельзя изменять количество документов, подлежащих уничтожению.

Может возникнуть желание не указывать определенные позиции по причине незначительности документов или небольшого их количества. Однако делать этого не стоит.

Если нагрянет проверка, все недостающие позиции будут выявлены достаточно быстро. Не стоит забывать, за указание неправильных данных грозит административная ответственность.

Причем не имеет значения, были внесены недостоверные данные умышленно или по ошибке, наказания не избежать.

После того, как ненужная документация уничтожена, не исключено, что организация будет подвергаться проверкам.

Обычно проверяется не только действующая документация, но и бумаги, у которых уже закончился срок действия. Если речь идет о документах, которые были утилизированы, правильность их уничтожения также нужно подтверждать.

Для этого понадобится акт об утилизации, который в обязательном порядке должен храниться в организации, например, в архиве. Акты хранятся отдельно от остальных документов.

Все они сортируются по датам оформления.Законодательство обязывает хранить такой акт на предприятии в течение пяти лет.

Соответственно, если при проверке обнаружится, что после уничтожения документов прошло меньше пяти лет, руководители организации, как и ответственные сотрудники, будут наказаны. Но нужно знать, это лишь минимальный рекомендованный срок, в течение которого следует хранить акт.

Внутренними правилами компании он может быть увеличен.В архиве предприятия могут находиться документы, срок хранения которых не определен законом. Через определенное время возникает вопрос о дальнейшей судьбе и таких бумаг.

Именно в таких ситуациях, понадобится помощь архивного учреждения.

Ответственные лица, входящие в состав комиссии, должны подать соответствующий запрос к специалистам.

Именно они смогут дать четкие ответы по конкретным документам.

Это делается еще до того, как заполняется акт. Обращаться к экспертам нужно на этапе проведения оценки документации. Именно полученный ответ и определит дальнейшую судьбу таких бумаг. Например, их можно будет утилизировать с остальными ненужными документами, или же продолжить хранить в течение определенного периода.
Например, их можно будет утилизировать с остальными ненужными документами, или же продолжить хранить в течение определенного периода.

0 0 голосРейтинг статьи

Акт об уничтожении документов в МВД России, утративших практическое значение и не имеющих научной и исторической ценности

УТВЕРЖДАЮ _________________________ _________________________ «__» ____________ 20__ г.

АКТ N ____ об уничтожении документов ________________________________ (наименование подразделения) Комиссия в составе _______________________________________________ (должности, фамилии и инициалы председателя __________________________, руководствуясь перечнем документальных и членов комиссии) материалов и сроками их хранения _________________________________ (наименование перечня, дата и ______________________________________________________, отобрала к номер приказа МВД России, которым он утвержден) уничтожению утратившие практическое значение и не имеющие научной и исторической ценности следующие документы: ——-T———T———T——T——T———-T———-T———T——¬ ¦Поряд-¦Регистра-¦Наимено- ¦Коли- ¦Номера¦Количество¦ Всего ¦ Срок ¦Приме-¦ ¦ковый ¦ционный ¦вание ¦чество¦экзем-¦ листов в ¦ листов ¦хранения¦чание ¦ ¦номер ¦номер и ¦документа¦экзем-¦пляров¦экземпляре¦(прописью)¦и статья¦ ¦ ¦ ¦дата ¦ ¦пляров¦ ¦ ¦ ¦ по ¦ ¦ ¦ ¦документа¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦перечню ¦ ¦ +——+———+———+——+——+———-+———-+———+——+ ¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8 ¦ 9 ¦ +——+———+———+——+——+———-+———-+———+——+ L——+———+———+——+——+———-+———-+———+——- Всего подлежит уничтожению _____________ наименований документов в (прописью) _____________. (прописью) Протокол заседания экспертной комиссии N ___ от «__» _____ 20__ г. Записи акта с учетными данными сверены: Председатель комиссии ___________________________________ (подпись) Члены комиссии ___________________________________ (подпись) ___________________________________ (подпись) После утверждения акта перечисленные документы перед уничтожением сверили с записями в акте и полностью уничтожили путем ___________ «__» ____________ 20__ г.

Председатель комиссии ___________________________________ (подпись) Члены комиссии ___________________________________ (подпись) ___________________________________ (подпись) Отметки в журналах (карточках) учета об уничтожении документов произвел ______________________________ (должность, Ф.И.О., подпись) «__» ____________ 20__ г.

Образец акта об уничтожении документов

Ни дня без инструкций × Ни дня без инструкций

  1. Сервисы:

Разберем, как правильно заполнить образец акта об уничтожении бухгалтерских документов 2021 года и любых других документов бюджетной организации. 12 июля 2021 Автор: Гавриленкова Екатерина Организация в своей деятельности создает большое количество документов.

У каждого есть свой срок хранения.

По истечении этого срока, их . Ликвидация оформляется актом об уничтожении (приказ Минкультуры России от 31.03.2015 г.

№ 526 — приложение 21) Чтобы уничтожить бумаги в организации, необходимо провести экспертизу их ценности. Для этого формируется экспертная комиссия, которая отбирает документацию и оформляет акт об уничтожении.

Он представляет собой список всей документации, которую необходимо уничтожить. Хранить их необходимо в отдельной папке не менее 5 лет.

  1. Иванов И.И. – председатель комиссии;
  2. а также Смирнов Е.Г. и Погодин Д.Н.
  3. Петров И.Н. – секретарь;

По результатам экспертизы, комиссия решила утилизировать все накопившиеся банковские выписки за 2009 и 2010 год.

Шаг 1. Заполним «шапку» формы: наименование организации, номер акта, место составления. Шаг 2. Заполним строки ниже. Строка «Название фонда» заполняется при уничтожении документации в архиве. Шаг 3. Заполним табличную часть:

  1. номера описей необходимо поставить, если при передаче дел в архив создавалась опись. В нашем примере графа остается пустой;
  2. запишем количество единиц хранения. В нашем примере — «1 папка»;
  3. заполним крайние даты — это даты окончания срока действия бумаг, в примере — 2009 и 2010 годы;
  4. укажем порядковый номер в хронологической последовательности;
  5. далее указывается номер дела, который присвоен в номенклатурном перечне;
  6. укажем заголовок дела — необходимо внести названия бумаг, если они однородны, то их можно внести в один порядковый номер. В нашем случае заголовком будет «Банковские выписки»;
  7. укажем срок хранения документации и номера статей по перечню.

Шаг 4.

Укажем, как организация будет ликвидировать документацию.

Она может быть уничтожена самой организацией или передана для уничтожения специализированной компании. Шаг 5. Укажем необходимые подписи в акте. Образец акта списания документов на уничтожение заполнен.

Обязанность хранить их указана в законе «О бухгалтерском учете» (№ 402-ФЗ ОТ 06.12.2011 — ст. 29). Законодательными и нормативно-правовыми актами срок хранения устанавливается согласно правилам архивного дела, в среднем — 5 лет после отчетного года. Сроки хранения документов организации, в том числе бухгалтерских, установлены в приказе Минкультуры России от 25 августа 2010 г.

№ 558 и составляют:

  1. сводная консолидированная и годовая бухгалтерская отчетность хранится постоянно;
  2. квартальная отчетность, аудиторские заключения, документы учетной политики, первичка, расчетно-платежные ведомости, регистры бухгалтерского учета хранятся пять лет.

Несоблюдение сроков хранения грозит организации штрафом, поскольку считается грубым нарушением правил бухгалтерского учета (ст.

15.11 КоАП). Поделитесь с друзьями: Вместе с эти материалом часто ищут: План ФХД — это документ, который определяет структуру финансирования государственного задания, капитальных вложений, деятельности, приносящей доход, и расходов, рассчитанных на основании запланированных поступлений. Уже с 1 апреля заполняем ПФХД на 2021 год по новой форме и по новым правилам. 18 сентября 2021 Заявление на увольнение по собственному желанию — это основание для начала процедуры расторжения трудового договора.

Порядок его оформления имеет некоторые особенности, их важно учитывать.

Последние новости по теме статьи

Важно знать!
  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
  • Знание базовых основ желательно, но не гарантирует решение именно вашей проблемы.

Поэтому, для вас работают бесплатные эксперты-консультанты!

Расскажите о вашей проблеме, и мы поможем ее решить! Задайте вопрос прямо сейчас!

  • Анонимно
  • Профессионально

Задайте вопрос нашему юристу!

Расскажите о вашей проблеме и мы поможем ее решить!

+