Бесплатная горячая линия

8 800 301 63 12
Главная - Трудовое право - Какие документы должны учитываться при разработке положений о работе любого отдела

Какие документы должны учитываться при разработке положений о работе любого отдела

Положение об отделе: образец, структура и содержание


Наиболее разнообразная и наименее регламентированная группа документов организационно-правового характера представляет положения об отделах, образцы которых можно найти в любой организации, регламенты, инструкции, правила. Их разработкой занимаются соответствующие службы предприятий по всем направлениям работы компании.Положения об отделах, образцы которых зачастую находятся у кадровых работников организации, — это правовые акты, которые устанавливают базовые правила работы компаний, их подразделений структурного типа, подведомственных нижестоящих учреждений, предприятий и организаций.Другая трактовка положения – это сборник правил, которые регулируют определенные направления деятельности (политическое, культурное, хозяйственное и тому подобное).Отдельная группа документов разрабатывается для урегулирования совокупности трудовых, организационных, иных отношений по разным конкретным вопросам. Например, образец типового положения об отделе кадров, положение о документообороте и прочее.Помимо типовых актов разрабатываются документы индивидуального характера. Цель разработки этих положений вышестоящими организациями — регулирование деятельности конкретных подведомственных структур, подразделений, органов и т.

д.Положения об отделах, образцы которых разрабатываются на каждом предприятии, относятся к нормативным локальным актам.

Их цель — регламентация всех направлений работы конкретных подразделений компании.Положения об отделах по образцу оформляются на бланках общего типа и включают следующие реквизиты:

  1. Дата составления документа.
  2. Подпись руководителя организации.
  3. Наименование типа разработанного акта.
  4. Название предприятия.
  5. Место составления документа.
  6. Текст документа.
  7. Гриф «Утверждено».
  8. Регистрационный порядковый номер акта.

Приказ об утверждении положения об отделе (образец ниже) составляется сотрудниками отдела кадров и подписывается руководителем предприятия.Положения о структурных подразделениях состоят в большинстве случаев из шести разделов:

  • Функции отдела.
  • Взаимоотношения подразделения с другими структурными единицами.
  • Ответственность отдела.
  • Общие сведения.
  • Задачи и цели подразделения.
  • Права и обязанности структурного подразделения.

В общих сведениях положения об отделе (образец раздела ниже) указывается следующая информация.

  1. Полное название структурного отдела (и сокращенное, если в уставных документах оно зафиксировано).
  2. Информация о том, кому непосредственно подчиняется указанное подразделение.
  3. Сведения о должности лица, которое занимается руководством структурного отдела, порядке его назначения (освобождения) от должности.
  4. Указание на место, которое занимает подразделение в структуре предприятия (организации).
  5. Определение степени экономической и хозяйственной самостоятельности.

Образец положения об отделе кадров предприятия разрабатывается одним из первых, так как указанные субъекты занимаются приемом новых сотрудников.Отдельный пункт первого раздела акта – список базовых правовых, нормативных, инструктивных, директивных документов, которые взяты за основу для деятельности подразделения.Если в отделе содержится делением на подотделы, секторы, в общие положения может включаться подпункт о внутренней структуре. В этом подразделе содержатся сведения о внутреннем делении отдела, указывается название (полное, сокращенное), должности руководителей каждого их подразделений с указанием непосредственно подчиняющихся лиц и органов.Заключительный пункт содержит информацию о том, имеется ли в подразделении отдельная печать. Если она присутствует, указывается описание предмета, назначение, условия его хранения.Положение об отделе кадров, образец которого был представлен выше, и других организационных структурных подразделениях во втором разделе содержит цели и разработанные на их основе задачи.

Этот пункт должен оправдывать существование соответствующего отдела в структуре организации.Цели, которые ставит перед подразделением руководство, должны отвечать требованиям реальности, долгосрочности и связи между собой и другими планами, и задачами предприятия в целом.Образец положения об отделе кадров и других структурных подразделениях должен содержать полный список функций конкретного отдела с распределением, какие полномочия возлагаются только на указанный субъект, а какие – на подразделение совместно с другими отделами.Если какие-либо функции имеют общий характер, в разделе указывается, в какой форме в процессе реализации полномочий участвует тот или иной отдел. При наличии внутренней структуры расписываются названия каждого подотдела и его функциональные обязанности.В четвертом разделе документа (образец положения о юридическом отделе организации ниже) содержатся сведения о правах и обязанностях структурного подразделения.Указанный пункт содержит перечень правомочий данного подразделения и обязанностей, которые оно несет в процессе осуществления своей деятельности.

Также в разделе фиксируется характеристика прав специфического характера, которые не имеют аналогичные отделы структуры.Если подразделение наделено какими-либо правомочиями по отношению к другим структурным единицам, в отдельной графе указывается, в каком объеме может реализовываться субъектом узаконенная возможность предлагать (требовать, запрещать, использовать) что-либо от подчиненного отдела.Объем прав устанавливается в зависимости от того, в какой степени их реализации поможет эффективно исполнять возложенные обязанности и осуществлять функции.Раздел об ответственности считается одним из важнейших в акте (например, в положении о юридическом отделе организации, образец которого был представлен выше).

В нем фиксируются виды административной, дисциплинарной и в исключительных случаях уголовной ответственности.Большая обязанность лежит на сотрудниках отдела закупок (образец положения ниже), что напрямую зафиксировано в соответствующих федеральных законах.Зачастую санкционные меры применяются только к руководителю соответствующего подразделения, если он ненадлежащим образом исполняет возложенные на него обязанности. Также раздел должен содержать точные формулировки ответственности экономического типа по отношению к ведению хозяйственного внутреннего расчета.Важный аспект работы подразделений – взаимодействие отделов внутри организации и с внешними субъектами.

Большую роль здесь играет положение о юридическом отделе (образец представлен в статье), в котором должны отражаться способы реализации полномочий вне предприятия, так как специалисты правовой сферы по специфике работы часто взаимодействуют со сторонними лицами и организациями.В шестой части должен фиксироваться процесс документооборота внутри подразделения и при взаимодействии с другими отделами.

Здесь же указывается перечень базовых документов, которые должны разрабатывать соответствующие структурные подразделения лично и совместно с иными отделами.Важный аспект шестого раздела – определение периодичности и сроков предоставления разработанных актов.В конце деловой бумаги, который завершает составленный акт, ставится подпись начальника структурного подразделения и отметка об утверждении документа руководителем всего предприятия.Отдельным пунктом стоит положение о коллегиальных и совещательных органах.

Оно является документом организационного типа, который имеет нормативно-правовой характер.Рассматриваемое положение включает следующие подпункты:

  1. особенности порядка формирования;
  2. права и обязанности.
  3. порядок деятельности;
  4. состав;
  5. компетенция;

Органы совещательного или коллегиального типа могут быть руководящими (например, правление, совет директоров) и специализированными (ученый, научно-технический или педагогический совет).В положении о совещательном или коллегиальном органе фиксируются следующие сведения:

  • Оформление итогового решения.
  • Порядок оглашения решения перед всеми исполнителями.
  • Ведение письменного протокола.
  • Порядок исследования документов и принятия итогового решения, вынесенного в рамках заседания.
  • Статус субъекта.
  • Обеспечение проводимых заседаний материально-техническим оснащением.
  • Порядок составления планов работы.
  • Внесение одобренных материалов и других бумаг на рассмотрение.
  • Особенности подготовки рассматриваемых на заседании материалов.

Положение о персонале может составляться в отношении всех сотрудников или работников отдельного подразделения. Например, положение о коммерческом отделе (образец ниже) может разрабатываться отдельно, а о членах структурного отдела – отдельно.В документе, касающемся персонала, должны отражаться следующие аспекты:

  1. установление основных принципов взаимоотношений трудового характера между персоналом и работодателем;
  2. формулировка взаимной ответственности персонала и работодателя.
  3. определение способов организации работы;
  4. раскрытие кадровой концепции предприятия – принципов и системы найма, составления планов, стимулирования работоспособности, политика в социальной сфере компании и т. д.;
  5. вопросы социального и профессионального развития членов рабочего коллектива;

Положение об отделе персонала, образец которого взят из практики делопроизводства зарубежных стран, — это документ, призванный регулировать социально-трудовые отношения в процессе формирования в стране организаций и предприятий коммерческого типа в период становления института частнособственнических отношений.В связи с тем, что появление нового типа актов связано с возникновение финансово-коммерческих отношений, возросла роль соответствующих документов.

Положение о коммерческом отделе, по образцу которого зачастую составляется акт, регулирующий особенности работы персонала, вместе с рассматриваемым документом разрабатывается профильными специалистами: работниками отдела оплаты и организации труда, кадровыми подразделениями, юридической службой и т. д.Группу сотрудников в большинстве случаев возглавляет директор по персоналу, заместитель начальника отдела развития предприятия или сам руководитель компании. Трудовой кодекс не содержит требований к составлению положений подобного типа.

В связи с этим его пункты не имеют отношения к гражданам, которые оказывают организации услуги по гражданско-правовым договорам.Положение о персонале содержит принципы построения взаимоотношений между администрацией и сотрудниками, в перечень которых включаются следующие аспекты:

  1. соблюдение норм законодательства;
  2. добровольность взятия обязательств;
  3. недопущение обязательного или принудительного труда, дискриминации в рабочем процессе;
  4. полномочность законных представителей субъектов;
  5. реальность исполнения взятых обязательств.
  6. равноправие субъектов;

В процессе разработки положения работодатель должен учитывать указанные принципы взаимодействия сторон, а также иные правила построения взаимоотношений между работодателем и сотрудниками.

Несоблюдение зафиксированных требований может повлечь за собой привлечение к социальной и юридической ответственности.Зачастую собственники предприятий требуют включения пунктов о запрете на высказывание критики в отношении политики компании при разговорах с конкурентами, клиентами. Кроме того, не допускается разглашение сведений о трудностях, которые имеются у предприятия, посторонним лицам.
Кроме того, не допускается разглашение сведений о трудностях, которые имеются у предприятия, посторонним лицам.

Также категорически запрещено совершать действия, подрывающие репутацию организации.Единых макетов и форм рассматриваемого положения нет. Поэтому каждое предприятие должно разрабатывать акт самостоятельно.Следующий особый тип положения – акт о моральном и материальном поощрении. Он считается документом локального типа, поэтому страховые и пенсионные органы при возникновении спорных моментов в отношении выплат часто не принимают разработанные на предприятии акты.Цель разработки положения – мотивирование работников в повышении качества производительности выполнения поставленных перед сотрудниками задач, добросовестном и своевременном исполнении обязанностей, увеличении степени ответственности.Документ должен содержать следующие разделы:

  1. компетенция руководителя в отношении применения мер;
  2. порядок выбора работников;
  3. виды, меры, формы поощрения;
  4. процедура проведения соответствующих мероприятий.
  5. базовые показатели оценки эффективности работы;
  6. основания для поощрения сотрудников (распоряжение, приказ);
  7. принципы применения поощрительных мер;

Зачастую акты о применении мер поощрения составляются в рамках действия положения о финансовом отделе предприятия, образец которого разрабатывается вместе с другими подобными документами.Подписанием соответствующих бумаг занимаются заместители руководителя предприятия, регулирующие работу указанных сфер (зачастую большую часть положений составляют кадровые сотрудники и специалисты юридического отдела).В организации чаще всего предусматривается необходимость визирования всех составляемых документов начальником юридической службы или иным должностным лицом, которое отвечает за правовой аспект деятельности предприятия.Некоторые компании требуют, чтобы проверку составляемых документов проводил также главный бухгалтер, особенно, если положение предусматривает большие финансовые затраты.

Окончательное визирование осуществляет руководитель предприятия.Пункты рассматриваемого документа схожи с разделами положения об отделе бухгалтерии (образец ниже) и других подразделений предприятий. Акт должен раскрывать следующие аспекты работы компании:

  • Порядок оплаты труда.
  • Обеспечение занятости работников.
  • Заключительные пункты.
  • Дисциплинарные меры воздействия (взыскания и поощрения).
  • Социальные гарантии.
  • Время труда и отдыха.
  • Базовые принципы построения работы предприятия и взаимоотношений между руководством организации и персоналом.
  • Способы повешения квалификации сотрудников.
  • Основные правомочия и обязанности работодателя.
  • Права и обязанности сотрудников компании.
  • Порядок фиксирования трудовых правоотношений.
  • Положения общего характера.

Если на предприятии разработан документ в отношении персонала, то новых работников знакомят с положением до того, как подписать трудовой контракт.Положения об отделах и структурных подразделениях, образцы которых имеются на каждом предприятии, разрабатываются с целью регулирования работы всех отделов организации, распределения обязанностей между ними, фиксирования правомочий каждого субъекта компании и определения пределов ответственности каждой единицы, входящей в структурную систему компании. 18 января, 2021 Статья закончилась.

Вопросы остались? Комментарии 0 Загрузить аватар Отмена Ответить Редактирование комментария возможно в течении пяти минут после его создания, либо до момента появления ответа на данный комментарий.

Отмена Сохранить × Причина жалобы Нежелательная реклама или спам Материалы сексуального или порнографического характера Оскорбление Детская порнография Пропаганда наркотиков Насилие, причинение себе вреда Экстремизм Взлом аккаунта Фейковый аккаунт Другое Сообщить

Подготовка положения о структурном подразделении

Вы здесь Опубликовано 2011-06-07 13:48 пользователем hrliga Предприятия, учреждения и организации (далее — организация) всех форм собственности в своей деятельности, наряду с актами государственной власти, руководствуются положениями, уставами, инструкциями и правилами.

Именно эти организационные документы закрепляют конкретные функции, права и обязанности органов управления на продолжительное время. Положения могут быть типовыми и индивидуальными. Типовые положения, как правило, разрабатывают организации высшего уровня для подчиненных им структур.

Индивидуальные положения создают непосредственно в организациях на основании типовых. В каждой организации должны быть положения обо всех ее структурных подразделениях (департаменты, управления, отделения, отделы, секторы, службы, группы и т.

д.). По своему статусу положение о структурном подразделении (далее — положение) является внутренним нормативным документом, на основании которого организовывают повседневную деятельность данного подразделения, оценивают результаты работы, составляют должностные инструкции, определяют задачи, функции, права и обязанности, а главное — ответственность работников. Проект положения разрабатывает, как правило, руководитель структурного подразделения на основании типового положения о соответствующей службе.

Разработчиком проекта положения по поручению руководителя может быть также рабочая группа специалистов по соответствующему направлению деятельности организации, работник подразделения или специалист в области трудового права и управления. Подготовленный проект положения обязательно согласовывается с юридической службой организации, по необходимости — с кадровой службой, а также с руководителями других структурных подразделений или должностными лицами, с которыми подразделение взаимодействует.

Окончательно оформленное и согласованное со всеми заинтересованными службами положение подписывается руководителем структурного подразделения (членами рабочей группы), согласовывается с заместителем руководителя организации соответствующего направления деятельности (при наличии) и утверждается руководителем высшего ранга в порядке, установленном для утверждения нормативных документов (проставляется подпись и дата в грифе утверждения). Требования относительно оформления Положение должно быть оформлено на общем или специальном бланке организации или на чистых листах бумаги формата А4.

Целесообразно его оформить на бланке структурного подразделения (при наличии таких бланков в организации).
Если положение печатают на чистых листах бумаги, должны быть следующие реквизиты:

  1. гриф согласования;
  2. гриф утверждения;
  3. подпись;
  4. место издания или создания;
  5. название организации высшего уровня (при наличии);
  6. заголовок к тексту положения;
  7. визы.
  8. название структурного подразделения;
  9. название организации;
  10. текст;
  11. регистрационный номер документа;
  12. название положения;

Текст положения можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, подпункты.

Каждая часть текста должна иметь свой номер. Нумеруют арабскими цифрами. Номер каждой составной части текста должен содержать в себе все номера соответствующих составных частей более высоких степеней деления.

Структура положения о подразделении учреждения Gоложение о кадровой службе может иметь следующие разделы:

  • Функции.
  • Руководство кадровой службы.
  • Заключительные положения.
  • Права и обязанности.
  • Общие положения.
  • Задачи.
  • Персонал кадровой службы.

В первом разделе «Общие положения» должно быть указано полное наименование структурного подразделения; его статус, место в организационной структуре организации, подчинение; порядок создания, реорганизации и ликвидации; структура; должность руководителя подразделения и порядок его замещения при отсутствии; порядок зачисления и увольнения работников подразделения; порядок внесения изменений и дополнений в положение; перечень основных законодательных и нормативно-правовых документов, инструкций, стандартов, регламентов, которыми должно руководствоваться подразделение в процессе работы.

В отдельный подпункт могут быть вынесены вопросы структуры кадровой службы, который может включать следующие подразделения: руководящие кадры и формирование кадрового резерва; подготовка и повышение квалификации кадров; отдел по работе с кадрами; отдел социального обеспечения; отдел безопасности жизнедеятельности.

В кадровую службу могут входить: группа регистрации документов; подразделение по учету документов и контроля за их выполнением; отдел автоматизации работы с документацией; группа рассмотрения писем (жалоб); бюро пропусков. В штатном расписании полноценной кадровой службы могут предусматриваться также должности социолога, психолога, медицинского работника.
В штатном расписании полноценной кадровой службы могут предусматриваться также должности социолога, психолога, медицинского работника.

Факторами, определяющими организационную структуру кадровой службы, могут быть:

  1. финансовое состояние;
  2. масштабы организации и способы достижения поставленной перед ней цели;
  3. вид деятельности, тип организации (завод, транспортное предприятие, школа или банк) и специфика задач;
  4. объем и ассортименты выпускаемой продукции;
  5. форма собственности (государственная или частная организация);
  6. территориальное размещение подразделений и объемы их работ, количество уровней принятия решений и нормы управления;
  7. общее количество работников и количество структурных подразделений;
  8. принятая система документирования и организации движения документов;
  9. традиции и стереотипы.
  10. уровень механизации и автоматизации процессов работы с документацией;
  11. стадии развития организации;

Во втором разделе «Задачи» приводятся формулировки основных направлений деятельности и содержание задач, которые должны выполнять подразделения в процессе работы. Таким образом, задачи кадровой службы могут быть следующие:

  1. контроль за эффективностью работы персонала путем введения систем оценки его деятельности;
  2. документальное оформление трудовых отношений;
  3. разработка системы мотивации работы и стимулирования, содействие ее введению;
  4. проведение аналитической и методической работы по вопросам деятельности кадров, управление персоналом;
  5. эффективное использование персонала, способствование развитию и повышению квалификации персонала;
  6. обеспечение создания благоприятных условий работы.
  7. прогнозирование потребностей, поиск и подбор персонала;
  8. направление, координация, методическое руководство и контроль за осуществлением кадровой работы в подчиненных органах;

В третьем разделе «Функции» всесторонне раскрывается деятельность подразделения и степень его самостоятельности в принятии управленческих решений по основным направлениям функционирования организации. Так, кадровая служба может выполнять следующие функции:

  1. изучать совместно с другими структурными подразделениями личные, профессиональные, деловые качества лиц, претендующих на занятие должностей;
  2. консультировать руководителей структурных подразделений, информировать работников о принципах и подходах в стимулировании работы;
  3. осуществлять мероприятия по обеспечению и контролю за состоянием соблюдения трудовой дисциплины;
  4. осуществлять контроль за состоянием управления персоналом, кадровой работой в подчиненных подразделениях, проводить проверки по этим вопросам.
  5. принимать участие в разработке и определении системы оплаты труда персонала;
  6. рассматривать предложения и готовить документы о поощрении, награждении и присвоении почетных званий работникам;
  7. осуществлять организационное обеспечение конкурсного отбора;
  8. осуществлять организационно-методическое руководство формированием кадрового резерва, организовывать работу с резервом кадров, анализировать и обобщать практику формирования кадрового резерва в структурных подразделениях, вносить предложения относительно ее усовершенствования;
  9. совместно с другими структурными подразделениями разрабатывать систему материального и нематериального стимулирования труда работников;
  10. организовывать обучение работников кадровых служб подчиненных подразделений;
  11. определять текущую и перспективную потребность в персонале;
  12. обобщать и анализировать практику работы с персоналом государственной службы в подчиненных подразделениях, разрабатывать рекомендации относительно ее усовершенствования;
  13. относительно разработки системы мотивации работы и стимулирования, содействия ее введению:
    • разрабатывать и согласовывать проекты нормативно-правовых актов, регулирующих вопросы социально-трудовых отношений и оплаты труда работников;
    • принимать участие в разработке и определении системы оплаты труда персонала;
    • совместно с другими структурными подразделениями разрабатывать систему материального и нематериального стимулирования труда работников;
    • консультировать руководителей структурных подразделений, информировать работников о принципах и подходах в стимулировании работы;
    • рассматривать предложения и готовить документы о поощрении, награждении и присвоении почетных званий работникам;
  14. относительно контроля за эффективностью работы персонала государственной службы:
    • осуществлять мероприятия по обеспечению и контролю за состоянием соблюдения трудовой дисциплины;
    • содействовать устранению конфликта интересов;
    • осуществлять организационное обеспечение и принимать участие в проведении ежегодного оценивания выполнения служащими возложенных на них задач и обязанностей, способствовать применению его результатов в планировании карьеры;
  15. осуществлять организационное обеспечение и принимать участие в проведении ежегодного оценивания выполнения служащими возложенных на них задач и обязанностей, способствовать применению его результатов в планировании карьеры;
  16. относительно направления, координации, методического руководства и контроля за осуществлением кадровой работы в подчиненных подразделениях
    • осуществлять методическое и информационное обеспечение работы кадровых служб подчиненных подразделений;
    • обобщать и анализировать практику работы с персоналом государственной службы в подчиненных подразделениях, разрабатывать рекомендации относительно ее усовершенствования;
    • организовывать обучение работников кадровых служб подчиненных подразделений;
    • осуществлять контроль за состоянием управления персоналом, кадровой работой в подчиненных подразделениях, проводить проверки по этим вопросам.
  17. осуществлять методическое и информационное обеспечение работы кадровых служб подчиненных подразделений;
  18. содействовать устранению конфликта интересов;
  19. разрабатывать и согласовывать проекты нормативно-правовых актов, регулирующих вопросы социально-трудовых отношений и оплаты труда работников;
  20. относительно прогнозирования потребностей, поиска и подбора персонала:
    • определять текущую и перспективную потребность в персонале;
    • осуществлять организационно-методическое руководство формированием кадрового резерва, организовывать работу с резервом кадров, анализировать и обобщать практику формирования кадрового резерва в структурных подразделениях, вносить предложения относительно ее усовершенствования;
    • изучать совместно с другими структурными подразделениями личные, профессиональные, деловые качества лиц, претендующих на занятие должностей;
    • осуществлять организационное обеспечение конкурсного отбора;

Четвертый раздел «Права и обязанности» должен содержать перечень предоставленных структурному подразделению прав, необходимых его работникам для выполнения определенных задач: проверять и контролировать, получать, брать, вносить, разъяснять, представлять интересы и т.

д. В этом разделе должны быть определены обязанности структурного подразделения.

В пятом разделе «Руководство структурного подразделения» определяется должностное лицо, осуществляющее руководство подразделением, а также перечисляются основные позиции, по которым работники подразделения организации несут коллективную ответственность за несвоевременное и независимое выполнение возложенных на подразделение задач и функций, несоблюдение требований или неиспользование предоставленных прав, недостоверность данных в управленческой документации организации. Ответственность подразделения организации обусловливается ответственностью его руководителя и работников в зависимости от должностных функций.

На практике редко формально закрепляются взаимосвязи подразделений, например кадрового с другими структурами организации.

Во многих организациях эти связи налажены.

Формальное закрепление взаимосвязей структурных подразделений является средством предупреждения конфликтных ситуаций в них.

Шестой раздел «Персонал структурного подразделения» должен содержать информацию о порядке назначения на должности и увольнения с должности; подчинение; образовательное и квалификационное требование к руководству и работникам; права и обязанности; ответственность.

Например, в требованиях к руководителю кадровой службы органа исполнительной власти предполагается указать, что:

  1. на должность руководителя кадровой службы назначается лицо с полным высшим образованием соответствующего профессионального направления по просветительно-квалификационному уровню специалиста, магистра и стажу кадровой работы не менее пяти лет;

В обязанностях руководителя кадровой службы органа исполнительной власти должно отмечаться, что он:

  1. координирует и контролирует деятельность кадровых служб подчиненных органов;
  2. вносит руководителю органа исполнительной власти предложения относительно назначения на должности и увольнения с должностей работников кадровой службы, их поощрения и привлечения к дисциплинарной ответственности;
  3. организовывает работу кадровой службы и направляет ее на выполнение определенных задач и функций;
  4. распределяет обязанности между работниками кадровой службы и контролирует их выполнение;
  5. согласовывает назначение на должности руководителей кадровых служб подчиненных органов, инициирует их поощрение или привлечение к дисциплинарной ответственности.

В последнем разделе «Заключительные положения» должны указываться особенности взаимодействия данного подразделения с другими структурными подразделениями, а также особенности обеспечения его деятельности: размеры помещения, обеспечение телефонной связью, средствами оргтехники, соответственно оборудованными местами хранения документов, а также законодательными и другими нормативными актами, справочными материалами по вопросам, принадлежащим к компетенции подразделения. Дата утверждения положения, как правило, является датой вступления его в силу.

Если руководитель организации утверждает положение о кадровой службе в конце календарного месяца (года), а вступление его в силу планирует с начала нового календарного месяца (года), целесообразно разместить под грифом утверждения соответствующую отметку о времени введения документа в действие.

После утверждения один экземпляр положения должен храниться у руководителя подразделения, второй — в кадровой службе организации. При реорганизации или изменении структуры организации или перераспределении функций между структурными подразделениями дополнения (изменения) к положению могут вноситься лишь приказом руководителя организации. При изменении подчинения, наименования организации или ее подразделения разрабатываются новые положения о его структурных подразделениях.

Положение о структурных подразделениях организаций, документы которых поступают в государственные архивы, хранятся постоянно, а тех, документы которых не поступают в государственные архивы, — до ликвидации организации. Эффективность работы кадровых служб и ограничение роста их количественного состава зависят от двух факторов: переведения работы с кадрами на современную информационно-техническую базу и развития управленческой инфраструктуры, способствующей выполнению наиболее сложной кадровой работы. Рубрика: Ключевые слова: Оцените публикацию +1 0 -1

Стандарт предприятия.

Порядок разработки и внедрения,требования к построению, изложению, содержанию и оформлению положения о подразделении

» Автор admin На чтение 11 мин.

Просмотров 86 Опубликовано 26.05.2018 УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор ОАО «Компания» ____________ П.П. Петров «___»___________ г. СТАНДАРТ ПРЕДПРИЯТИЯ Система менеджмента качества Порядок разработки и внедрения,требования к построению, изложению, содержанию и оформлению положения о подразделении Экземпляр № ____________ ОАО «Компания» СТАНДАРТ ПРЕДПРИЯТИЯ Предисловие 1.РАЗРАБОТАН И ВНЕСЕН Отделом rflhjd 2.ВВЕДЕН В ДЕЙСТВИЕ Приказом по ОАО «Компания» от » » 20__ г. № 3.Требования СТП СМК _________соответствуют требованиям стандарта ISO 9001:2008 Содержание 1.

Область применения и сфера действия 2. Нормативные ссылки 3. Определения и сокращения 4.

Общие положения 5.Требования к содержанию положения о подразделении 6.Требования к оформлению положения о подразделении 7.Порядок внесения изменений в положение о структурном подразделении 8.Учет и хранение положения о подразделении 9.Контроль соблюдения требований стандарта Приложение А «Форма листа регистрации изменений» Приложение Б «Форма листа ознакомления с положением» Приложение В «Форма первого листа положения о подразделении» Приложение Г «Форма таблицы служебных взаимоотношений подразделения» Приложение Д «Форма журнала регистрации положений о структурных подразделениях» Приложение Е «Форма журнала выдачи копий положений о подразделениях» Приложение Ж «Форма протокола проверки подразделений» Лист регистрации изменений 1.1 Настоящая инструкция устанавливает общие требования к построению, изложению, содержанию, оформлению, порядку разработки и внедрения, проведения изменений Положений о структурных подразделениях. 1.2 Инструкция обязательна для всех подразделений ОАО «Компания», в рамках системы менеджмента качества.

2.1 В настоящей инструкции учтены требования следующих документов: — ISO 9000:2005 «Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь.» — ISO 9001:2008 «Системы менеджмента качества. Требования.» — ГОСТ Р 1.5 — 92 «Государственная система стандартизации Российской Федерации. Общие требования к построению, изложению, оформлению и содержанию стандартов»; 3.1 Определения: Положение о структурном подразделении — нормативно-правовой документ, определяющий порядок образования, организацию работы, цели и функции, функциональные взаимоотношения структурного подразделения.
Общие требования к построению, изложению, оформлению и содержанию стандартов»; 3.1 Определения: Положение о структурном подразделении — нормативно-правовой документ, определяющий порядок образования, организацию работы, цели и функции, функциональные взаимоотношения структурного подразделения.

Структурное подразделение — обособленное подразделение предприятия, наделенное собственными целями и функциями. Цель — общее назначение подразделения, желаемый результат деятельности подразделения, достигаемый путем успешного осуществления функций.

Функция — направление деятельности подразделения. Задачи — этапы успешного осуществления функции. Права подразделения — возможность требовать (рекомендовать, запрещать, предлагать) от других структурных подразделений предприятия выполнения каких-либо действий или предоставление данных.

3.2 Сокращения: СМК — система менеджмента качества; СТП — стандарт предприятия; МИ — методические инструкции; ОК — отдел кадров; ОТК — отдел технического контроля; ОАО — открытое акционерное общество. 4.1 Положение разрабатывается только о самостоятельных структурных подразделениях, например о цехе, отделе, имеющих свои особые функции и задачи. Положения не разрабатывается о бюро, входящих в состав более крупного подразделения (отдела), и службах, объединяющих отдельные структурные подразделения (например: служба главного инженера и т.д.).

4.2 Положение о структурном подразделении разрабатывается и корректируется руководителем структурного подразделения в следующие сроки: — в случае создания нового структурного подразделения не позднее 1 месяца от даты его создания; — в случае необходимости внесения изменений в действующее положение (изменение наименования, целей, функций, взаимосвязей и других основополагающих моментов) не позднее 2 недель от даты вступления в силу изменений. Порядок внесения изменений определен в соответствующем разделе настоящей инструкции.

4.3 Положение о структурном подразделении согласовывается с руководителем соответствующей службы, ведущим инженером по СМК, начальником юридического отдела, начальником отдела кадров, в случае необходимости с руководителями заинтересованных смежных подразделений, и утверждается генеральным директором, либо его первым заместителем. Согласующие подписи располагаются в конце текста положения о подразделении, обязательно должны быть указаны дата подписи, должность и расшифровка подписи. 4.4 Согласующие подписи означают: — руководителя службы — правильность изложенной в положении информации: цели, функции, задачи, взаимоотношения, права, подчиненность подразделения, ответственность руководителя подразделения; — начальника отдела кадров — соответствие указанных в положении наименований структурных подразделений, должностей, структуры подразделения штатному расписанию; выполнение требований к оформлению положения; — начальника юридического отдела — соответствие изложенной в положении информации действующему законодательству; — ведущего инженера по СМК — соответствие положения требованиям системы менеджмента качества.

4.5 Срок действия положения — от даты утверждения в течение 5 лет, в случае внесения изменений — в течение 5 лет от даты внесения последнего изменения.

Руководители структурных подразделений обязаны проверять корректность информации, содержащейся в положении о структурном подразделении, не реже 1 раза в год и, в случае необходимости, вносить предложения по ее актуализации. 5.1 Необходимые разделы положения о подразделении (очередность разделов обязательна): — наименование положения с указанием наименования структурного подразделения в соответствии со штатным расписанием; — общие положения; — цели; — функции и задачи; — внутренняя структура; — права; — взаимоотношения с другими подразделениями; — ответственность руководителя структурного подразделения; — заключение; — лист регистрации изменений (форма в приложении А); — лист ознакомления с положением (форма в приложении Б). 5.2 Текст положения о подразделении должен быть точным, не допускать различных толкований, и логически последовательным.

5.3 Первый лист положения о подразделении оформляется в соответствии с приложением В. 5.4 В разделе «Общие положения» должно быть указано: — полное (в соответствии со штатным расписанием) и сокращенное (в соответствии с принятыми на предприятиями сокращениями) наименование структурного подразделения; — характеристика места подразделения в организационной структуре предприятия: — в состав какой службы входит подразделение, кому из руководителей высшего уровня предприятия подчинено подразделение; — кто непосредственно руководит подразделением (наименование должности в соответствии со штатным расписанием); — с какими сторонними организациями и подразделениями предприятия сотрудничает в процессе деятельности (перечень); — перечень документов, регламентирующих работу подразделения.

— перечень основных нормативных документов (сторонних и внутренних), регламентирующих работу подразделения. 5.5 Раздел «Цели» содержит формулировку целей подразделения, направляющих деятельность подразделения, предназначение, роль подразделения в организационной структуре предприятия.

Под целью подразделения понимается результат, достижение которого является необходимым и предопределяет направление, характер деятельности подразделения.

5.6 Раздел «Функции и задачи» является основным разделом положения о подразделении и содержит характеристику этого подразделения на предприятии.

Функции в больше степени ориентированы на производственный процесс деятельности, функция раскрывает пути достижения обозначенной цели подразделения. Задачи должны быть ориентированы на конечный результат деятельности, более частные и конкретные по сравнению с функциями. Целесообразно при описании задач ориентироваться на последовательность операций в процессе функционирования применительно к данному подразделению.

Формулировка каждой функции и задачи должно быть: — предметным — то есть, определять какая деятельность осуществляется и каких объектов касается; — уникальным — то есть, характерным для данного конкретного подразделения; — определенным в пространстве — то есть, содержать данные о том, какого участка деятельности касается данная функция или задача и кто является ее исполнителями.

5.7 В разделе «Внутренняя структура» должны содержаться следующие сведения: — перечень, полные и сокращенные (в соответствии со штатным расписанием) наименования составных частей подразделения (участки, бюро); — наименование должностей (в соответствии со штатным расписанием) руководителей каждого из составных частей подразделения и указание кому непосредственно они подчиняются. 5.8 Раздел «Права» включает перечень прав, которыми пользуется руководитель подразделения, его сотрудники по отношению к другим подразделениям предприятия.

5.9 Раздел «Взаимоотношения с другими подразделениями» включает характеристику как входящей, так и исходящей информации, которой данное подразделение обменивается с другими подразделениями предприятия. При отражении информационных связей целесообразно осуществлять группировку документов (и работ) по 4 позициям: — базовая информация (директивно-инструктивная, нормативные данные); — планово-отчетные; — оперативная; — прочая информация.

Рекомендуется данный раздел представлять в виде таблицы с заголовками «Подразделение передает», «Подразделение получает»; в графах таблицы указывается наименование подразделений, вид документа, срок, периодичность (форма таблицы в приложении Г).

Возможно также раскрыть взаимоотношения подразделения через перечисление подразделений, сторонних подразделений, функционально связанных с ним, и перечислением по каким именно вопросам происходит взаимодействие. Наименования всех структурных подразделений должны соответствовать штатному расписанию. 5.10 Раздел «Ответственность начальника подразделения» включает характеристику основных позиций, по которым руководитель подразделения несет персональную ответственность перед вышестоящим руковод-ством.

Например, недостоверность подготавливаемых подразделением документов, неправильное применение нормативных документов, регламентирующих работу подразделения.

В случае необходимости подчеркивается также степень ответственности — полная или частичная.

5.11 Раздел «Заключение» должен содержать: — перечень нормативных документов, в соответствии с которыми составлено настоящее положение о подразделении; — список должностных лиц, имеющих право вносить предложения об его изменении. 6.1 Разделы положения о подразделении могут делиться на пункты, пункты при необходимости могут делиться на подпункты.

Разделы, подразделы, пункты и подпункты следует нумеровать арабскими цифрами (например, 5, 5.1, 5.1.1). 6.2 Заголовки разделов печатаются с прописной буквы, не подчеркиваются, выделяются полужирным шрифтом.

6.3 Внутри пунктов и подпунктов могут содержаться перечисления, пред каждой позицией перечисления ставят дефис или строчную букву, перед которой ставится скобка (например, а), б)).

6.4 Для текстовой части положения о подразделении используется шрифт Times New Roman № 14, полуторный междустрочный интервал.

6.5 Все листы положения о подразделении должны быть пронумерованы.

Нумерация листов располагается в нижнем правом углу листа. 7.1 Необходимость внесения изменений может быть вызвана производственной необходимостью (изменение организационной структуры, изменение функций подразделения) и по результатам внешних аудитов.

7.2 Основанием для внесения изменений в действующее положение о подразделении является служебная записка руководителя структурного подразделения, согласованная с руководителем данной службы и начальником юридического отдела; служебная записка передается в отдел кадров.

7.3 Внесение изменений в оригинал положения о подразделении осуществляет отдел кадров с оформлением извещения об изменении и служебной записки руководителю структурного подразделения о необходимости внесения изменений в копию положения, хранящейся в подразделении. 7.4 Изменение в положение о подразделении вступает в силу с момента утверждения извещения об изменении.

7.5 Внесение в копию положения о подразделении, хранящейся в структурном подразделении, вносит руководитель структурного подразделения на основании представленного отделом кадров извещения об изменении не позднее 7 дней с момента получения извещения.

7.6 Информация о внесенных изменениях указывается в листе регистрации изменений (отделом кадров в оригинале положения, руководителем структурного подразделения — в копии, хранящейся в подразделении), то есть, проставляется порядковый номер изменения, дата внесения изменения, подпись лица, вносившего изменения, регистрационный номер изменения.

7.7 Руководитель структурного подразделения обязан ознакомить персонал подчиненного подразделения с изменениями положения о подразделении под роспись в листе ознакомления в течение 7 дней после получения извещения об изменении, копия листа ознакомления передается в отдел кадров и подшивается к оригиналу положения о подразделении, хранящемся в отделе кадров. 7.8 В случае необходимости корректировки более чем трех листов действующего положения, изменения не вносятся, а положение о подразделении полностью актуализируется и переутверждается. Процедура переутверждения аналогична процедуре разработки нового положения.

В случае переутверждения на первом листе нового положения о подразделении после утверждающей подписи указывается взамен какого (регистрационный номер, дата) положения оно разработано (например,

«Взамен положения об отделе кадров № 51-01 от 12.02.2008 года»

). 8.1 Утвержденное положение о подразделении, его электронный вариант передается в отдел кадров для регистрации не позднее 7 дней от даты утверждения.

Ответственный — руководитель структурного подразделения.

В случае непередачи отделу кадров электронного файла, положение о подразделении не регистрируется и не принимается на хранение. 8.2 Регистрация положения проводится отделом кадров в специальном журнале (форма в приложении Д). Кодификация положения проводится по принципу: ХХ — ААА, где ХХ — номер структурного подразделе-ния, ААА — регистрационный номер.

8.3 После регистрации подлинник положения о подразделении хранится в отделе кадров, копия передается отделом кадров в подразделение под роспись в журнале выдачи копий (форма в приложении Е) не позднее 7 дней с даты регистрации. 8.4 Утратившие силу положения о подразделении хранятся в отделе кадров в течение 1 года, затем передаются на хранение в архив предприятия с оформление описи и акта передачи. 9.1 Контроль соблюдения требований данной методической инструкции возлагается на отдел кадров.

9.2 В целях контроля отдел кадров проводит проверки подразделений не реже 1 раза в год с оформлением протокола проверки (протокол включает в себя данные о соблюдении требований МИ СМК 5-001 и МИ СМК 5-002, форма в приложении Ж).

9.3 Результаты проверок подразделений доводятся до сведения руководителя соответствующей службы. 9.4 В случае необходимости отклонения от требований данной методической инструкции должны быть устранены руководителем подразделения не позднее даты, указанной в протоколе проверки.

Последние новости по теме статьи

Важно знать!
  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
  • Знание базовых основ желательно, но не гарантирует решение именно вашей проблемы.

Поэтому, для вас работают бесплатные эксперты-консультанты!

Расскажите о вашей проблеме, и мы поможем ее решить! Задайте вопрос прямо сейчас!

  • Анонимно
  • Профессионально

Задайте вопрос нашему юристу!

Расскажите о вашей проблеме и мы поможем ее решить!

+