Бесплатная горячая линия

8 800 301 63 12
Главная - Трудовое право - Нужен ли график отпусков в приказе по основной деятельности

Нужен ли график отпусков в приказе по основной деятельности

10 советов по составлению графика отпусков. Шпаргалка для работодателя


Из статьи вы узнаете, как правильно составить, изменить, дополнить график отпусков. Совет первый: помните про категории работников, которые имеют право на ежегодный отпуск в удобное для них время В некоторых организациях не составляют графики отпусков или составляют их формально.

А ведь этот документ является обязательным для работодателя и для работника (ст.

123 ТК РФ). Подготовить график отпусков надо к декабрю, утвердить — не позднее чем за две недели до наступления календарного года (ч. 1 ст. 123 ТК РФ). Пример: график отпусков на 2021 год надо утвердить не позднее 17 декабря 2021 года. Утверждают график приказом руководителя организации. Если в организации есть профсоюз, то график утверждают с учетом его мнения.
Если в организации есть профсоюз, то график утверждают с учетом его мнения.

  • Работодатель сможет выплатить отпускные в определенный трудовым законодательством срок: не позднее чем за три дня до начала отпуска (ст. 136 ТК РФ).
  • В графике отпусков отмечают даты ежегодных оплачиваемых отпусков, что позволит работодателю не брать с работников заявление о .
  • Работодатель может отследить количество использованных работниками дней отпуска, видит информацию о переносе неиспользованных дней отпуска.
  • Работодатель может заранее найти того, кто сможет выполнять должностные обязанности работника на время его отпуска.

В конце статьи есть

  1. Совет № 2.

    При составлении графика отпусков учитывайте пожелания работников, не забывая при этом о производственном процессе.

  2. Совет № 1. Помните, что есть категории работников, которые имеют право использовать ежегодный отпуск в удобное для них время.

    Например, работники в возрасте до 18 лет или работники-совместители (лицам, работающим по совместительству, ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется одновременно с отпуском по основному месту работы).

  3. Совет № 3. Используйте унифицированную , утв.

    Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, или разработайте форму бланка самостоятельно.

В графике отпусков отражают не только ежегодные основные оплачиваемые отпуска, но также дополнительные оплачиваемые отпуска и отпуска, не использованные в текущем году, которые были перенесены на другой год.

  1. Совет № 4. Ознакомьте работников под подпись с утвержденным графиком отпусков, несмотря на то что ТК РФ напрямую не обязывает делать это. Ознакомить можно так: внести в форму графика дополнительную графу «Подпись работника и дата ознакомления». В некоторых организациях заводят специальный журнал для ознакомления работников со всеми локальными нормативными актами организации и иными внутренними документами организации.

На практике сложно четко следовать графику.

Ведь есть случаи, когда работодатель не просто может, а обязан перенести отпуск работника на другой срок: например, если тот заболел в ежегодном оплачиваемом отпуске.

  1. Совет № 6. Если пришлось , внесите изменения в график. Основания — согласие на отзыв от работника, а также приказ об отзыве.
  2. Совет № 5. Информацию, связанную с перенесением отпуска на другой срок, обязательно отразите в графике. Если в организации применяется унифицированная форма № Т-7, то в графе 8 укажите, на основании какого документа переносится отпуск. Основанием может служить заявление работника, в котором он указывает свою просьбу о переносе отпуска. Дата, на которую переносится отпуск, отражается в графе 9 формы № Т-7.

Не каждого работника можно отозвать из отпуска, даже если работник не против выйти на работу раньше срока. Например, трудовое законодательство запрещает отзывать из отпуска беременных женщин.

В общем случае отзыв возможен только с согласия работника.

  1. Совет № 10. Для новых работников составьте дополнительный график отпусков либо предоставляйте отпуск только на основании их заявления. Как поступить в этой ситуации — на усмотрение работодателя. Трудовой кодекс не обязывает вносить дополнения в уже утвержденный график отпусков, но и не запрещает дополнить график сведениями об отпусках новых работников.
  2. Совет № 8. Внесите изменения в график и в том случае, если работники хотят пойти в отпуск в другое, отличное от графика время. В этом случае основаниями будут заявление работника и приказ на отпуск.
  3. Совет № 7. Отразите в графике информацию о разделении отпуска на части, если ранее при составлении такая возможность не была учтена. Основания для внесения изменений в график отпусков: заявление, полученное от работника с просьбой предоставить ему только часть отпуска, и приказ о предоставлении этой части. Помните, что при делении отпуска на части одна из таких частей не может быть менее 14 календарных дней.
  4. Совет № 9. Дополните график отпусков графой «С изменениями ознакомлен», в которой работники будут расписываться после внесения корректировок в этот документ. Срок подачи заявления о переносе отпуска лучше прописать в локальных нормативных актах.
  • Если график отпусков не соблюдается и это ухудшает положение работников, то ответственности работодателю не избежать.

    Например, если работодатель не соблюдает график и работникам не предоставляется ежегодный оплачиваемый отпуск в течение двух лет подряд, то это прямое нарушение трудового законодательства (ст. 5.27 КоАП РФ).

  • Если график отпусков не соблюдается и это не ухудшает положение работников, то никакой ответственности для работодателя нет. Например, если работники уходят в отпуск вне графика и их это устраивает.

Онлайн-обучение для кадровика Повышение квалификации и профпереподготовка в Контур.Школе. За отсутствие графика отпусков работодателя могут оштрафовать по ст.

5.27 КоАП РФ. В этом случае штраф составляет:

  1. для ИП — от 1 000 до 5 000 руб.;
  2. для юридического лица — от 30 000 до 50 000 руб.
  3. для должностных лиц — от 1 000 до 5 000 руб.;

При повторном нарушении размер штрафа увеличивается.

В шпаргалке собрана полезная информация из статьи:

  1. 18 советов про график отпусков 606.4 КБ
  2. 5 практических ситуаций про график отпусков. Вопрос‑ответ 646 КБ

Для отображения формы необходимо включить JavaScript в вашем браузере и обновить страницу.

77 146 Смотрите 4 полезных видеоурока, проходите онлайн-тесты и получите электронный сертификат Контур.Школы. Приглашаем бухгалтеров и главных бухгалтеров коммерческих организаций Бусыгина Ю. О. Вебинар, 9 февраля 2021, 10:00 мск Бесплатно для Экстерна Бесплатно для Экстерна Каждый месяц для абонентов Контур.Экстерн доступно два новых вебинара.

О. Вебинар, 9 февраля 2021, 10:00 мск Бесплатно для Экстерна Бесплатно для Экстерна Каждый месяц для абонентов Контур.Экстерн доступно два новых вебинара. Участвуйте и оставайтесь в курсе изменений в законодательстве и бухгалтерской практике Для доступа к вебинару авторизуйтесь на сайте по сертификату абонента Контур.Экстерн Конюхова Е.

В. Запись вебинара

График отпусков на 2021 год: особенности составления, форма

Закрыть Каждый год компания СКБ Контур проводит конкурс для предпринимателей «», в нем участвуют сотни бизнесменов из разных городов России — от Калининграда до Владивостока. Благодаря конкурсу мы создали вдохновляющую коллекцию бизнес-историй, рассказанных людьми, которые превращают небольшие стартапы в успешные компании. Их опыт и cоветы будут полезны каждому, кто задумывается об открытии своего дела.

Для старта необходимы некоторые предварительные условия: идея, немного денег и, что самое важное, желание начать Фред ДеЛюка Основатель Subway Подписка на уведомления о новых статьях Подписаться Мне не интересно

5 декабря 2021 За две недели до начала нового календарного года работодателям нужно успеть утвердить важный локальный нормативный акт — график отпусков.

Отсутствие этого документа расценивается как административное правонарушение и влечет предупреждение или штраф. Разбираемся, какие особенности нужно учесть в графике отпусков на 2021 год и какие категории сотрудников вправе претендовать на отдых вне очереди.

Составление графика отпусков — обязанность всех работодателей, независимо от численности сотрудников в компании. Этот документ регламентирует очередность предоставления оплачиваемых отпусков в календарном году и содержит сведения о времени распределения отдыха сотрудников (). При его составлении учитываются пожелания сотрудников и особенности рабочего процесса.

Успеть составить график отпусков работодатели должны к 17 декабря. Процедура составления графика отпусков может быть установлена в коллективном договоре, или других локальных нормативных актах.

Причем Роструд считает, что график отпусков в каждом структурном подразделении может быть свой. Особенно это актуально для больших компаний, в которых работают сотни или тысячи сотрудников. В этом случае подготовкой проектов графиков занимаются руководители подразделений, а затем передают документ кадровикам, которые со своей стороны формируют сводный единый график отпусков.

По принятому правилу в графике отпусков должна содержаться информация о времени и продолжительности отпуска каждого сотрудника, работающего по трудовому договору. Как правило, продолжительность отпуска зависит от количества дней отпуска, на которые сотрудник имеет право, и от количества дней неиспользованного отпуска по состоянию на 1 января 2021 года.

При составлении графика отпусков не стоит забывать о новичках, которые на начало календарного года не отработали шести месяцев. Как мы знаем, право на использование отпуска за первый год работы возникает по истечении шести месяцев непрерывной работы у конкретного работодателя. Поэтому при составлении графика важно учесть, чтобы новички до конца 2021 года смогли воспользоваться положенными днями отдыха.

Поэтому при составлении графика важно учесть, чтобы новички до конца 2021 года смогли воспользоваться положенными днями отдыха.

  1. 31 календарный день () – для работников до 18 лет;
  2. 30-40 суток () – для работников спасательных служб (в зависимости от стажа непрерывной работы);
  3. 42-56 календарных дней (; ) – для работников, занятых на работах с химическим оружием, отдельных категорий педагогических работников.
  4. 28 календарных дней () – для всех работников, не отнесенных к льготным категориям;
  5. 30 календарных дней () – для инвалидов;

Есть несколько категорий работников, которые «выбиваются» из общего правила составления графика отпусков: 1. Сотрудники, которые вправе претендовать на оплачиваемый отпуск по заявлению до истечения шести месяцев непрерывной работы.

Такие сотрудники указаны в :

  1. работники моложе 18 лет;
  2. женщины — перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него;
  3. работники, усыновившие ребенка в возрасте до 3-х месяцев.

Согласно , по желанию сотрудника ежегодный отпуск ему может быть предоставлен в период нахождения его жены в отпуске по беременности и родам, независимо от времени его непрерывной работы у работодателя.

2. Совместители. Согласно отпуск совместителей предоставляется одновременно с отпуском по основному месту работы. Если на работе по совместительству работник не отработал шести месяцев, то отпуск предоставляется авансом.

Чтобы учесть эту категорию сотрудников в графике отпусков, запросите у них сведения о периоде отпуска по основному месту работы. 3. Многодетные сотрудники с детьми до 12 лет. дополнил Трудовой кодекс . Теперь работодателям нужно учитывать, что родители 3-х и более детей в возрасте до 12 лет имеют право брать ежегодный оплачиваемый отпуск по своему желанию в удобное для них время.

В уточняется, что возраст детей рассчитывается на год предоставления отпуска. Это значит, что если на начало года предоставления отпуска многодетный сотрудник имел право использовать отпуск в удобное время, то это право за ним сохраняется даже в том случае, если на момент начала отпуска старшему ребенку уже исполнится 12 лет.

Автоматическое начисление зарплаты по каждому сотруднику — лишь подтвердите суммы. Расчет больничных и отпусков за несколько минут.

В обзоре актуальных вопросов за февраль 2021 года Роструд рассмотрел вопрос о том, может ли работник, имеющий троих детей в возрасте до 12 лет, брать отпуск в удобное время частями. По мнению экспертов, право на использование отпуска в удобное время не означает права на разделение отпуска на части по желанию работника. Такое разделение в соответствии со возможно только по соглашению сторон.

При этом одна из частей отпуска должна быть не менее 14 календарных дней. 4. Ветераны, работники, награжденные нагрудным знаком «Почетный донор России», сотрудники, воспитывающие ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет, супруги военнослужащих. Все эти категории работников имеют право уйти в оплачиваемый отпуск в удобное для них время.

Роструд считает, что указание в графике только месяца отпуска, без точных дат начала и окончания отдыха, неправомерно. Эксперты рекомендуют вносить в форму для графика отпусков конкретные даты, чтобы избежать разногласий с работниками.

Вполне возможно, что при составлении графика отпусков на 2021 год какой-то работник направит к вам заявление с просьбой не предоставлять ему отпуск в следующем году, а перенести его на 2021 год.

На эту просьбу нужно ответить отказом. Так советуют поступить эксперты Роструда. Они ссылаются на то, что ежегодный оплачиваемый отпуск должен предоставляться каждый год. А если перенос и допускается, что только в исключительных ситуациях (), к которым относятся, например, производственная необходимость и временная нетрудоспособность работника.

А если перенос и допускается, что только в исключительных ситуациях (), к которым относятся, например, производственная необходимость и временная нетрудоспособность работника. При оформлении графика отпусков можно использовать ().

На этапе планирования отпусков следует заполнить графы с 1 по 6. В графу 6 вносится дата начала отпуска сотрудников, в том числе тех, кто вправе брать отпуск в любое удобное для них время.

Графы 7, 8 и 9 не заполняются.

Данные в них носится от руки в течение года, по мере ухода работников в отпуск. Роструд рекомендует внести в форму дополнительную графу «с графиком ознакомлен» или составить лист ознакомления, который будет являться приложением к графику отпусков. Не стоит забывать о том, что согласно о времени начала отпуска каждый работник должен быть извещен не позднее чем за две недели до его начала.

Не стоит забывать о том, что согласно о времени начала отпуска каждый работник должен быть извещен не позднее чем за две недели до его начала.

До момента утверждения график отпусков является всего лишь проектом.

После того, как его завизировали руководитель кадровой службы и руководители структурных подразделений, документ направляется в профсоюзную организацию ().

Его подтверждение выражается в формате выписки из протокола заседания профсоюзного комитета. Но сегодня профсоюз есть далеко не в каждой компании. Тогда в форме в строке грифа согласования нужно об этом сделать пометку.

С утвержденным графиком отпусков сотрудников необходимо ознакомить под роспись. Документ следует:

  1. выслать в структурные подразделения компании (копии графика).
  2. вывесить в удобном месте для ознакомления;
  3. хранить в бухгалтерии и отделе кадров;

Если работодатель предупредил работника о наступлении отпуска позднее, чем за две недели до его начала, работник имеет право подать письменное заявление с требованием о переносе отпуска на другой согласованный срок.

При этом он может не писать заявление на имя работодателя о предоставлении ему отпуска, если использует его в соответствии с графиком. Есть несколько случаев, когда работник обязан подавать заявление о предоставлении отпуска:

  1. отпуск используется ранее шести месяцев непрерывной работы на основании соглашения с работодателем;
  2. отпуск используется ранее шести месяцев непрерывной работы у работодателя;
  3. работник относится к одной из категорий, которым работодатель обязан предоставлять отпуск в удобное время.

Поскольку график отпусков относится к обязательным документам не только для работодателя, но и для работника, то в случае внесения в него изменений требуется соглашение сторон. Чтобы в форме Т-7 зафиксировать перенос отпусков в текущем календарном году, используются графы 7-9.

Графу 10 («примечания») следует использовать в следующих случаях:

  1. когда отпуск или его части переносятся по причине, указанной в – и перенос отпуска на следующий календарный год.
  2. когда отпуск или его части переносятся согласно причине, обозначенной в – предоставление отпуска может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации;

Как правило, в течение года в компании появляются новые сотрудники. В связи с этим нередко возникает вопрос: что делать, если человек поступил на работу уже после утверждения графика отпусков?

Роструд опирается в этом вопросе на правоприменительную практику и приводит на своем официальном сайте два варианта:

  1. составить дополнительный график и приобщить его к сводному.
  2. внести изменения в сводный график отпусков;

Отсутствие графика отпусков является административным правонарушением, за совершение которого предусмотрены меры ответственности () – предупреждение или наложение административного штрафа:

  1. на должностных лиц в размере от 1 000 до 5 000 руб.;
  2. на предпринимателей — от 1 000 до 5 000 руб.;
  3. на юрлиц — от 30 000 до 50 000 руб.

Подписаться × Загрузить ещё

Правила и порядок издания приказа об утверждении графика отпусков и о внесении изменений в него

Часто перед работниками кадровой службы и руководителями небольших компаний, которые самостоятельно ведут делопроизводство, встаёт вопрос: необходимо ли утверждать график отпусков через издание отдельного распоряжения или можно обойтись без него. Да и вообще: нужен ли согласованный реестр с установленными на весь год отпускными периодами по всем сотрудникам предприятия. А если нужен приказ, по какой форме его составить, что в нём отразить, кто его визирует.

В общем, вопросов много, разберёмся в них, опираясь на законодательные нормы.Отметим, что утверждённый график отпусков, в котором по всем сотрудникам предприятия на целый календарный год проставлены точные периоды, когда они обязаны выйти в отпуск, — непреложное требование законодательства для всех компаний, где есть трудоустроенный персонал. Это условие регулируется статьёй 123 ТК РФ.Исключительное право не составлять такой документ предоставляется только микропредприятиям — индивидуальным предпринимателям, численность штата которых составляет не более пятнадцати человек.Причём нормами трудового права установлен определённый период, когда реестр отпускных периодов персонала должен быть документально утверждён.

За 14 дней до начала календарного года, когда соответствующий график вступает в силу и подлежит исполнению всеми участниками, он должен быть на 100% составлен (в нём должны быть учтены все работники компании) и утверждён руководством.

При этом следует учитывать, что при согласовании этого документа в обязательном порядке нужно:

  • Служащие, которые работают по внутреннему или по внешнему совместительству.
  • Несовершеннолетние сотрудники (норма, устанавливающая эту привилегию — статья 267 ТК РФ).
  • Беременные и молодые мамочки (см. статью 260 ТК РФ).
  • Как правило, отметка об этом ставится прямо на графике отпусков.Если компания пользуется своей формой (как в примере), нужно предусмотреть в форме место для отметки о согласовании с профсоюзом
  • В отпускном реестре право первого согласования установлено за льготниками, которые по законодательству имеют право брать отпуск в любое удобное для них время. Сюда относятся несколько категорий служащих. Так, на выбор времени ухода в отпуск имеют право:
    • Несовершеннолетние сотрудники (норма, устанавливающая эту привилегию — статья 267 ТК РФ).
    • Беременные и молодые мамочки (см. статью 260 ТК РФ).
    • Служащие, которые работают по внутреннему или по внешнему совместительству.
    • Лица, усыновившие ребёнка и другие льготные категории.
  • Получить одобрение профсоюзной организации (при её наличии).Мотивированное мнение профсоюза может быть оформлено отдельным документом
    • Как правило, отметка об этом ставится прямо на графике отпусков.Если компания пользуется своей формой (как в примере), нужно предусмотреть в форме место для отметки о согласовании с профсоюзом
  • Лица, усыновившие ребёнка и другие льготные категории.

Таким образом, крайний срок, когда отпускной реестр по компании на 2021 год должен быть согласован, — 17 декабря 2018 года.А для этого нужно пройти несколько этапов:

  • Финальный этап — утверждение отпускного реестра. Подписывать этот документ, если он составлен по , утверждённой распоряжением Госкомстата РФ №1, должен руководитель предприятия.
  • Сотрудник может поставить визу прямо графике отпусков, для этого можно добавить в стандартный график дополнительный столбец, можно это сделать и на обороте листка.
  • Работодатель обязан подготовить шаблон документа, где будет записан каждый работающий на предприятии человек.
    • Начальникам подразделений нужно обсудить фактически с каждым своим подчинённым его пожелания по времени отпуска (в первую очередь — со льготниками), состыковать всех сотрудников, чтобы производственный процесс шёл своим чередом.
    • Сделать это рекомендуется к середине ноября — началу декабря.
    • Далее должно пройти согласование с профсоюзом.Первым делом кадровик составляет для каждого отдела (если их несколько) шаблон, где стоят ФИО, должность, табельный номер (если есть)
  • Начальникам подразделений нужно обсудить фактически с каждым своим подчинённым его пожелания по времени отпуска (в первую очередь — со льготниками), состыковать всех сотрудников, чтобы производственный процесс шёл своим чередом.
  • Можно подготовить отдельный журнал ознакомления.
  • В обоих случаях важно, чтобы рядом с подписью стояла и дата.Если в самом графике около визы по ознакомлению, можно опустить дату (хотя по всем правилам документооборота этого лучше не делать), то на листе ознакомления дата должна стоять
  • Далее должно пройти согласование с профсоюзом.Первым делом кадровик составляет для каждого отдела (если их несколько) шаблон, где стоят ФИО, должность, табельный номер (если есть)
  • Сделать это рекомендуется к середине ноября — началу декабря.
  • После чего наступает очередь ознакомления персонала с составленным документом. Опытные кадровики советуют провести информирование работников, получив от каждого подпись.

    В противном случае сотрудников, несогласных со временем ухода в отпуск, будет трудно призвать к выполнению своих обязательств. Хотя трудовое право и не устанавливает эту обязанность для нанимателя.

    Даты отдыха, которые установлены в утверждённом графике, можно перенести, но только согласовав это обеими сторонами. В одностороннем порядке такое делать запрещено. Получить письменное подтверждение, что работник поставлен в известность с периодами, когда он обязан выйти в отпуск, можно двумя способами:

    • Сотрудник может поставить визу прямо графике отпусков, для этого можно добавить в стандартный график дополнительный столбец, можно это сделать и на обороте листка.
    • Можно подготовить отдельный журнал ознакомления.
    • В обоих случаях важно, чтобы рядом с подписью стояла и дата.Если в самом графике около визы по ознакомлению, можно опустить дату (хотя по всем правилам документооборота этого лучше не делать), то на листе ознакомления дата должна стоять

Заметьте, что даже если человек подписал отпускной реестр, это не отменяет законодательно установленное правило предупреждения отпускника за 2 недели до дня наступления этого срока.

Иначе работник имеет полное право сдвинуть отпускной период на те дни, которые были пропущены кадровой службой нанимателя.Казалось бы: после прохождения всех этапов согласования график подписан, дело сделано.

Да, совершенно верно, нормативные акты не регламентируют, что график отпусков должен утверждаться отдельным приказом.Он, по сути, самодостаточен, но только при условии, если используется стандартная форма Т-7 или на предприятии разработан свой шаблон, где в «шапке» документа стоит резолюция гендиректора «утверждаю» и дата.Напомним, что уже более пяти лет как использование унифицированного бланка (в том числе и для графика отпусков) отменено законодательно.Но если реально посчитать, сколько времени уходит на весь процесс согласования отпускного документа по компании в целом, нетрудно предположить, что для того, чтобы успеть сделать всё в срок, нужно запускать процедуру как минимум за месяц. А если ещё вспомнить предыдущие годы, и понять, что если не установить конкретные сроки и ответственных, то процесс может затянуться до бесконечности. Вот тогда становится понятна цель введения в эту хлопотную процедуру отдельного приказа об утверждении графика отпусков.Уточним ещё здесь, что за несвоевременное введение в действие отпускного документа, предприятию и гендиректору лично может грозить административная ответственность по , где установлены следующие штрафы:

  1. 1 тыс. — 5 тыс. ₽ за такое же нарушение для ИП либо для руководства организации.
  2. 30 тыс. — 50 тыс. ₽ за отсутствие графика в компании или его несвоевременную ратификацию (только для юридических лиц);

Целесообразность введения в процедуру этого распоряжения можно подтвердить следующими доводами:

  • Когда на предприятии установлено, что ознакомление с графиком должно пройти с участием каждого (через подпись), распоряжение придаст веса этой процедуре.

    Проверено на практике, что, как правило, этот нелёгкий процесс проходит более гладко и просто.

  • Помимо всего сказанного, такой документ попросту облегчает жизнь ответственным лицам. Для исполнителей по сбору информации и её систематизации в реестре здесь есть информация, что нужно сделать, на что обратить внимание, установлены сроки (что очень стимулирует).

    А для кадровика, являющегося координатором всего процесса, приказ является документом, который фактически назначает его руководителем процедуры.

    Все ответственные лица (даже выше рангом) должны подчиняться указаниям координатора. Отмахнуться, нарушить сроки, завизировав лист ознакомления с распоряжением, по обыкновению, не осмеливается никто.

  • Издание отдельного приказа мобилизует всех ответственных лиц.

    Здесь всеми заинтересованными лицами принимается чётко спланированный процесс с точными датами, где указано: кто, когда и что должен сделать. При этом все понимают, что «косяки» со сроками приведут к задержке следующих этапов и могут сорвать всю процедуру в целом. То есть уровень ответственности вырастает, и при этом все осознают свой вклад в успешное завершение процедуры.

  • Руководству и кадровым сотрудникам эффективнее в плане использования рабочего времени утвердить одно распоряжение, а сами графики отпусков по отделам оформить в качестве приложений.

    В этом случае достаточно, чтобы сами отпускные реестры завизировали начальники подразделений и кадровик.

Таким образом, можно сделать вывод, что издание отдельного распоряжения, сделает утверждение и введение в действие графика отпусков более оперативным и простым, причём для всех участников процесса. Также это повысит статус этого документа.Унифицированной, утверждённой на законодательном уровне формы для такого рода распоряжения нет.

Поэтому предприятие вправе выбирать форму самостоятельно.

Главное здесь, чтобы в документе присутствовали ключевые реквизиты, которые должны применяться в любой документации такого рода. Кадровая документация — особый вид документооборота, здесь всё должно быть чётко и грамотно.Итак, распоряжение о ратификации реестра отпусков оформляется следующим образом:

  • Визируется документ руководителем предприятия.
  • Можно также уточнить, что в графике должны быть учтены не только основной, но и все виды дополнительных или удлинённых отпусков подчинённых (и самого руководителя).
  • К примеру, что при согласовании графика со своими подчинёнными, нужно в первую очередь учесть пожелания льготных категорий сотрудников, имеющих право уйти в отпуск в любое удобное для них время (не забывая и про совместителей).
  • Если этот установлено в локальных актах предприятия, нужно конкретизировать для того, кто будет составлять учётную политику на следующий год, чтобы ответственный сотрудник предусмотрел создание резерва на выплату отпускных компенсаций с целью равномерного распределения этих расходов в затраты предприятия.В приказе нужно учесть самые важные моменты
  • Содержательной части документа, где в первую очередь фиксируется главенствующая цель приказа — ратифицировать график отпусков к определённому сроку. А далее прописываются основные этапы процесса подготовки, а также назначаются ответственные лица по каждому его пункту. Здесь же можно сфокусировать внимание должностных лиц на правовые нормы, которым нужно следовать:
    • К примеру, что при согласовании графика со своими подчинёнными, нужно в первую очередь учесть пожелания льготных категорий сотрудников, имеющих право уйти в отпуск в любое удобное для них время (не забывая и про совместителей).
    • А также тот факт, что ежегодный оплачиваемый отпуск, в соответствии со статьёй 125 ТК РФ, можно дробить, но один из отпускных периодов должен составлять не менее четырнадцати дней.Чем полнее и конкретнее будет содержательная часть приказа, тем проще по нему работать всем заинтресованным лицам
    • Можно также уточнить, что в графике должны быть учтены не только основной, но и все виды дополнительных или удлинённых отпусков подчинённых (и самого руководителя).
    • Если этот установлено в локальных актах предприятия, нужно конкретизировать для того, кто будет составлять учётную политику на следующий год, чтобы ответственный сотрудник предусмотрел создание резерва на выплату отпускных компенсаций с целью равномерного распределения этих расходов в затраты предприятия.В приказе нужно учесть самые важные моменты
    • При наличии профсоюза в приказе может быть указано, кто назначается ответственным за коммуникации с выборным органом и в какие сроки нужно получить одобрение.
    • Также отдельным пунктом можно установить порядок внесения корректировок в график (а они на 99% будут в рабочем документе).
  • Основная часть распоряжения должна состоять из:
    • Преамбулы, в которой указываются правовые нормы, устанавливающие необходимость документа (в нашем случае — графика отпусков).

      Как уже упоминалось, ссылка должна стоять на статью 123 ТК РФ, регулирующую основные положения и вопросы применения отпускного реестра.

    • Содержательной части документа, где в первую очередь фиксируется главенствующая цель приказа — ратифицировать график отпусков к определённому сроку.

      А далее прописываются основные этапы процесса подготовки, а также назначаются ответственные лица по каждому его пункту.

      Здесь же можно сфокусировать внимание должностных лиц на правовые нормы, которым нужно следовать:

      • К примеру, что при согласовании графика со своими подчинёнными, нужно в первую очередь учесть пожелания льготных категорий сотрудников, имеющих право уйти в отпуск в любое удобное для них время (не забывая и про совместителей).
      • А также тот факт, что ежегодный оплачиваемый отпуск, в соответствии со статьёй 125 ТК РФ, можно дробить, но один из отпускных периодов должен составлять не менее четырнадцати дней.Чем полнее и конкретнее будет содержательная часть приказа, тем проще по нему работать всем заинтресованным лицам
      • Можно также уточнить, что в графике должны быть учтены не только основной, но и все виды дополнительных или удлинённых отпусков подчинённых (и самого руководителя).
      • Если этот установлено в локальных актах предприятия, нужно конкретизировать для того, кто будет составлять учётную политику на следующий год, чтобы ответственный сотрудник предусмотрел создание резерва на выплату отпускных компенсаций с целью равномерного распределения этих расходов в затраты предприятия.В приказе нужно учесть самые важные моменты
      • При наличии профсоюза в приказе может быть указано, кто назначается ответственным за коммуникации с выборным органом и в какие сроки нужно получить одобрение.
      • Также отдельным пунктом можно установить порядок внесения корректировок в график (а они на 99% будут в рабочем документе).
  • В следующей части закрепляется перечень лиц для ознакомления с распоряжением, а также определяется ответственный работник, на которого возлагается total-контроль за процессом.

    Генеральный директор (или частный предприниматель) имеет право взять этот контроль в свои руки, а также поручить это задание любому другому должностному лицу, кто ведёт кадровый документооборот (начальник отдела кадров, бухгалтер, секретарь, один из начальников отдела и пр.).Ответственное лицо — координатор и фактически директор определённого проекта

  • А также тот факт, что ежегодный оплачиваемый отпуск, в соответствии со статьёй 125 ТК РФ, можно дробить, но один из отпускных периодов должен составлять не менее четырнадцати дней.Чем полнее и конкретнее будет содержательная часть приказа, тем проще по нему работать всем заинтресованным лицам
  • Финальные данные в шапке — слева проставляется город, где расположено предприятие, справа — дата его ратификации.Грамотное оформление «шапки» приказа выглядит так
  • «Шапка» документа — лицо компании, которая издаёт документ, в ней указываются основные реквизиты предприятия:
    • Название организации или ИП, согласно установленным в учредительных документах данным, рекомендуется указать и полное и сокращённое имя фирмы (если есть).
    • Согласно требованиям общего делопроизводства, в реквизитах компании можно указать квалификационное коды — ИНН, КПП (если это юр. лицо), а также ОКПО организации (заметим, что это желательные, но необязательные реквизиты).
    • В наименовании документа должно присутствовать конкретизация, что это «приказ (распоряжение)», лучше использовать оба названия, как это делается в стандартных формах. Также приказу присваивается порядковый номер, который фиксируется в журнале распоряжений. Коды, которые ему могут быть присвоены, отдаются на откуп составителю (к примеру, это может быть аббревиатура графика отпусков или общей документации).
    • Далее, следует основная тема распоряжения, где указывается, что документ составлен для утверждения графика отпусков на определённый год.
    • Финальные данные в шапке — слева проставляется город, где расположено предприятие, справа — дата его ратификации.Грамотное оформление «шапки» приказа выглядит так
  • Далее, следует основная тема распоряжения, где указывается, что документ составлен для утверждения графика отпусков на определённый год.
  • Приложением к приказу идут графы с подписями ответственных заинтересованных лиц, где они ставят визу и дату, когда они ознакомлены с документом.Каждое заинтересованное лицо, упомяное в приказе, должно быть ознакомлено с ним под роспись
  • Далее, должна быть зафиксирована ссылка, что графики отпусков по отделам или службам принимаются как приложения к приказу.
  • Название организации или ИП, согласно установленным в учредительных документах данным, рекомендуется указать и полное и сокращённое имя фирмы (если есть).
  • Также отдельным пунктом можно установить порядок внесения корректировок в график (а они на 99% будут в рабочем документе).
  • В наименовании документа должно присутствовать конкретизация, что это «приказ (распоряжение)», лучше использовать оба названия, как это делается в стандартных формах. Также приказу присваивается порядковый номер, который фиксируется в журнале распоряжений. Коды, которые ему могут быть присвоены, отдаются на откуп составителю (к примеру, это может быть аббревиатура графика отпусков или общей документации).
  • Согласно требованиям общего делопроизводства, в реквизитах компании можно указать квалификационное коды — ИНН, КПП (если это юр.

    лицо), а также ОКПО организации (заметим, что это желательные, но необязательные реквизиты).

  • Преамбулы, в которой указываются правовые нормы, устанавливающие необходимость документа (в нашем случае — графика отпусков). Как уже упоминалось, ссылка должна стоять на статью 123 ТК РФ, регулирующую основные положения и вопросы применения отпускного реестра.
  • При наличии профсоюза в приказе может быть указано, кто назначается ответственным за коммуникации с выборным органом и в какие сроки нужно получить одобрение.

По мере исполнения распоряжения документ подшивается в кадровый документооборот. Храниться приказ, как и его приложения (графики отпусков), которые он вводит в действие, должен 1 год по истечении применяемого периода.

То есть, график отпусков на 2021 год вместе с приказом можно утилизировать в начале 2021 года. Резюмируем всё вышесказанное: первое, что нужно помнить — главный документ, регулирующий отпускные периоды на целый год для всех сотрудников предприятия, — график отпусков. Ратифицирован этот документ должен быть за 2 недели до начала календарного года.

Это непреложное правило нужно соблюдать неукоснительно всем компаниям, где есть штат наёмных служащих. Единственное исключение — микропредприятия в статусе ИП, где трудоустроено не более пятнадцати человек. Если игнорировать это требование, к организации или ИП могут быт применены серьёзные санкции.

А вот как вводить в действие график, компания выбирает самостоятельно. Приказ об утверждении реестра отпусков не является обязательным, но его издание зачастую бывает крайне целесообразно и для контроля сроков исполнения, и для чёткого информирования ответственных лиц по всем этапам и нужным деталям. Документ даёт возможность принять график без задержек и правильно.

Последние новости по теме статьи

Важно знать!
  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
  • Знание базовых основ желательно, но не гарантирует решение именно вашей проблемы.

Поэтому, для вас работают бесплатные эксперты-консультанты!

Расскажите о вашей проблеме, и мы поможем ее решить! Задайте вопрос прямо сейчас!

  • Анонимно
  • Профессионально

Задайте вопрос нашему юристу!

Расскажите о вашей проблеме и мы поможем ее решить!

+