Бесплатная горячая линия

8 800 301 63 12
Главная - Трудовое право - Обязательные документы для начисления заработной платы

Обязательные документы для начисления заработной платы

Первичные документы по учету заработной платы


Содержание В первичных документах по учету заработной платы содержатся данные, небезразличные, как для ваших сотрудников, так и для представителей государственных контролирующих структур. То, насколько достоверна или ошибочна предоставленная в них информация, зависит от квалификации и добросовестности бухгалтера и кадровика (в некоторых компаниях эти функции совмещает один специалист). Как приумножить бюджет организации благодаря экономии на работе бухгалтера-кадровика и отсутствии санкций фискальных органов, читайте в публикации. Первичные документы по учету кадров и заработной платы – главное свидетельство правильного расчета бюджетных платежей и распределения доходов сотрудников согласно их трудозатратам.

И то, и другое строго регулируется на законодательном уровне, зато в компаниях работа с этими бумагами зачастую контролируется менее жестко.

Со стороны руководства это является ошибкой: то, что представителям бизнеса кажется «соблюдением формальностей», для государства – залог своевременного пополнения бюджета в полном размере и соблюдения действующего налогового и трудового законодательства.

Пробелы в «первичке» по расчету зарплаты чреваты не только штрафами со стороны контролирующих органов, но и другими последствиями, в том числе репутационными потерями в результате разбирательств с государственными структурами и трудовых споров с сотрудниками. С каждым годом государство ужесточает внешние условия для существования и развития бизнеса.

Поэтому главная задача собственника – предугадать и максимально уменьшить возможные убытки, если вдруг компания попадет под внимание контролирующих органов.

«Правильные» первичные документы в этом смысле – надежный способ продемонстрировать свою добросовестность и исключить стремление соответствующих структур проверить ваш бизнес более тщательно.

Не меньшего внимания заслуживают бумаги, участвующие в кадровом делопроизводстве. ТК РФ в большей степени защищает интересы работника, а не работодателя. Компенсировать такую несправедливость, а также закрепить за каждым сотрудником ту степень ответственности, которую предусматривает специфика именно вашего бизнеса, можно только грамотно разработанными локальными нормативными актами.
Компенсировать такую несправедливость, а также закрепить за каждым сотрудником ту степень ответственности, которую предусматривает специфика именно вашего бизнеса, можно только грамотно разработанными локальными нормативными актами. Кроме того, кадровый документооборот часто является «собранием» ошибок, которые случайно обнаруживаются лишь во время проверки Роструда, Роскомнадзора, ФСС, разбирательства прокуратуры, полиции, миграционной службы или накануне трудового спора с сотрудником.

За формальный подход к рутинной работе придется заплатить штрафы в сотни тысяч рублей. Если вы , то получите профильных специалистов: ассистента, специалиста по кадрам, эксперта по кадровому сопровождению, юриста по трудовому праву.

Стоить это будет примерно столько же, сколько услуги штатного кадровика, работающего «для галочки». Высокий уровень автоматизации не только минимизирует ручной труд в выполнении типовых задач, но и исключает человеческий фактор, оборачивающийся в самые неподходящие моменты досадными ошибками.

Но самое главное – мы несем финансовую ответственность за качество предоставляемых услуг.

Эксклюзивный договор страхования профессиональной ответственности включает в себя расширенный перечень рисков, которые не предусмотрены стандартным полисом и не страхуют большинство других бухгалтерских компаний. Статья 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ говорит о том, что каждый факт хозяйственной жизни компании должен быть оформлен соответствующим первичным документом.

И тут же предупреждает, что к бухгалтерскому учету не допускаются «мнимые и притворные» сделки. Реальности сделок со стороны государства сегодня уделяется повышенное внимание.

В связи с этим с 2013 года не все первичные документы подлежат обязательному оформлению по образцам из альбомов унифицированных форм, утвержденных постановлениями Госкомстата России.

Теперь «первичку» можно перерабатывать под нужды вашей бухгалтерии и бизнеса – главное, чтобы не утаивались и не фальсифицировались данные.

В любом случае, самостоятельно разработанный первичный документ должен содержать все обязательные реквизиты, перечисленные в части 2 статьи 9 Закона № 402-ФЗ. В том, чтобы сведения в первичных документах соответствовали реальности, заинтересовано не только государство, но и собственник бизнеса. Если государство будет уверено в вашей законопослушности, вы в свою очередь тоже можете быть уверенными, например, в том, что вам не грозят манипуляции со стороны сотрудников, трудовые споры и санкции.

Оценить сложившиеся риски и исправить ошибки кадрового учета помогут эксперты 1С-WiseAdvice. Услуга «» предусматривает общую оценку кадрового делопроизводства организации и его соответствие трудовому законодательству, выявление ошибок учета и прямых нарушений Трудового кодекса.

Наши эксперты опишут обнаруженные риски и предусмотренные за них меры ответственности, прокомментируют, как лучше исправить допущенные ошибки. В серьезных случаях, когда накопилось много нарушений, мы можем составить план восстановления кадрового учета и самостоятельно его реализовать.

К первичным документам для расчета заработной платы относятся:

  1. Журнал регистрации платежных ведомостей (форма № Т-53а)
  2. Табель учета рабочего времени (форма № Т-13)
  3. Лицевой счет (форма № Т-54)
  4. Лицевой счет (форма № Т-54а)
  5. Платежная ведомость (форма № Т-53)
  6. Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда (форма № Т-12)
  7. Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику (форма № Т-60)
  8. Расчетная ведомость (форма № Т-51)
  9. Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (форма № Т-61)
  10. Акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы (форма № Т-73)
  11. Расчетно-платежная ведомость (форма № Т-49)

А теперь обо всех этих документах – более подробно.

Логичней говорить о форме Т-12, так как Т-13 включает в себя только первый раздел образца Т-12. Так или иначе, компания вправе самостоятельно разработать и утвердить форму табеля учета рабочего времени и расчета зарплаты.
В этом случае документ должен содержать точную информацию:

  1. о количестве дней (часов) неявок (явок);
  2. о количестве часов по видам переработок (замещение, работа в праздничные дни, работа в ночное время, совместительство и пр.).

В зависимости от графика работы конкретного сотрудника используются следующие способы учета его рабочего времени:

  1. Поденный.

    В этом случае при пятидневной рабочей неделе нормированный рабочий день будет равен восьми часам, при шестидневной – семи часам.
    Любая переработка будет считаться сверхурочной работой.
  2. Понедельный учет.

    Общепринятая продолжительность рабочего времени – 40 часов в неделю.

    В одни дни сотрудники могут отработать больше, в другие – меньше.

    Это должно быть зафиксировано в табеле.

  3. Суммированный учет.
    Этот способ учета рабочего времени применяется в том случае, если специфика работы не предусматривает еженедельную или ежедневную нормированную продолжительность рабочего времени.
    Работодатель сам определяет учетный период: месяц, квартал или год.

Ведомости, отражающие начисление и выплату сотрудникам зарплаты, существуют в трех унифицированных формах, утвержденных Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

Данные документы также можно подгонять под особенности учетной политики компании, но при условии соблюдения обязательных реквизитов, предусмотренных все той же частью 2 статьи 9 Закона № 402-ФЗ. Отличаются формы друг от друга своим предназначением и способами последующего расчета с сотрудниками. Журнал регистрации платежных ведомостей является регистром бухгалтерского учета.

Он предназначен для систематизации и накопления информации, содержащейся в платежной (Т-53) и расчетно-платежной (Т-49) ведомостях. Согласно статье 10 Закона № 402-ФЗ в регистрах бухгалтерского учета не допускаются пропуски, «изъятия» или исправления «несанкционированными лицами». Любое исправление должно сопровождаться датой, подписями с расшифровками сотрудников, ответственных за ведение данного регистра.

Лицевой счет – внутренний документ, в который с момента приема на работу и на протяжении всей трудовой деятельности заносятся сведения обо всех видах выплат и удержаний из зарплаты сотрудника.

Этот вид «первички» ведется по двум формам:

  1. Т-54а – электронная форма лицевого счета.
  2. Т-54 – применяется для записи всех видов начислений и удержаний.

Унифицированная форма № Т-60 предусматривает два вида отпуска:

  1. ежегодного оплачиваемого
  2. ежегодного дополнительного (другого) отпуска.

Отпускные по данному образцу рассчитываются, исходя из среднего дневного заработка сотрудника, умноженного на количество дней отпуска.

Компания может разработать свою форму начисления отпускных, опять-таки соблюдая обязательные упомянутые требования фиксирования реальных фактов хозяйственной жизни компании. Аналогично обстоят дела и с формой № Т-61, отражающей порядок начисления «расчетных».

Документ отражает виды, объем и стоимость работ, выполненных сторонним исполнителем. Подробные данные о каждой услуге оформляются в отдельной строке. Другие первичные документы, участвующие в расчете заработной платы и учете рабочего времени:

  1. расходные кассовые ордеры, свидетельствующие о премировании определенного числа сотрудников, а также соответствующие приказы;
  2. приказы о переводе на другую должность и последующем изменении оклада;
  3. трудовой договор, в котором зафиксирована система и размер оплаты труда;
  4. приказы на командировки.
  5. больничные и другие документы, подтверждающие правомерность выплат сотрудникам за счет средств ФСС;

Профессиональная оценка кадрового документооборота, сложившегося в вашей компании, входит в услугу «Кадровый аудит».

Наши эксперты:

  1. исправят ошибки и обеспечат вас полным комплектом кадровых документов, безупречно оформленных с точки зрения российского законодательства. Это в свою очередь исключит финансовую и административную ответственности компании и ее собственников.
  2. оценят тщательность, эффективность и правильность системы подготовки, согласования, регистрации и хранения кадровых документов;

Хотите читать советы налоговых экспертов и главных бухгалтеров? Подпишитесь на обновления блога Подписаться Поделиться статьей Наши лучшие статьи Заказ обратного звонка Ваше имя Ваш телефон Удобное время звонка Через 30 минут В течение дня Утром с 9 до 12 Днем с 12 до 15 Вечером с 15 до 19 Что вас интересует?

Бухгалтерское обслуживание Оптимизация налогов Расчет зарплаты и кадры Восстановление учета Нулевая отчетность Другое Нажимая на кнопку «Заказать звонок», вы даете согласие на Наверх

  1. ( , )

© 2004—2020, ООО «1С-ВайзЭдвайс» ИНН — 7721641003 КПП — 772101001 многоканальный Наш офис в Москве: Рязанский проспект, д.75, корп.4 Наш офис в Санкт-Петербурге: ул.

Профессора Попова, д.23В, помещение 52Н (офис 105),1-ый этаж, БЦ «Гайот»телефон: +7 (812) 309-71-93 false

Первичная документация по учету кадров и заработной плате

В каждой организации, ведущей экономическую деятельность, возникает необходимость в ведении кадровых документов, а так же в ежемесячном расчете и начислении заработной платы сотрудникам.

Бухгалтерия рассчитывает пособия, отпускные и командировочные, начисления по окладу и сдельно, начисляет налоги и страховые взносы, отчитывается в фонды и ИФНС.

Зачастую бухгалтерия так же занимается и кадровыми документами, ведь далеко не в каждой компании есть своя кадровая служба.

При этом, далеко не каждый бухгалтер является еще и хорошо подкованным работником кадровой службы. А ведь с Трудовой инспекцией нынче шутки плохи.

Расчет и начисление заработной платы необходимо производить в соответствии с положениями 21 главы Трудового кодекса РФ.

Процесс расчета зарплаты осуществляется в несколько этапов.

Первым этапом является анализ информации, содержащейся в первичных документах по учету труда и его оплаты, составленных по унифицированным формам. Второй этап представляет собой расчет сумм оплаты труда (и других выплат) сотрудникам, а так же лицам, выполняющим работы и оказывающим услуги по договорам гражданско-правового характера (ГПХ). На третьем этапе происходит расчет и удержание налога на доходы физических лиц (НДФЛ) в соответствии с главой 23 Налогового кодекса.

Четвертым этапом будут начисления страховых взносов, взимаемых с начисленных сумм оплаты труда. На пятом этапе оформляются документы (так же унифицированных форм) на выплату заработной платы. Учитывая тот факт, что в соответствии с п.1 ст.9 закона «О бухгалтерском учете» №129-ФЗ, все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами, так как именно эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет, значение первичной документации нельзя недооценивать.

Тем более, что многие первичные документы по кадровому учету и заработной плате необходимо хранить в течении 75 лет (либо – постоянно, т.е. не менее 10 лет) 75 лет в соответствии с требованиями Приказа Минкультуры от 25.08.2010г. №558 с последующей передачей в Государственный архив в случае прекращения деятельности компании.

Кроме того законодательством предусмотрена административная и даже уголовная ответственность за нарушение порядка ведения и сохранности кадровых документов.

В статье будут рассмотрены виды и формы первичных документов по кадровому учету и заработной плате, а так же приведены сроки их хранения. Представленная информация может послужить «памяткой» в работе бухгалтеру.ПЕРВИЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ, СОДЕРЖАЩИЕСЯ В АЛЬБОМАХ УНИФИЦИРОВАННЫХ ФОРМ При формировании первичных документов по кадровому учету и оплате труда, следует помнить о положении п.2 ст.9 закона №129-ФЗ.

В соответствии с этим пунктом, первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Унифицированные формы, которые следует применять при оформлении трудовых отношения с сотрудниками, утверждены Постановлением Госкомсстата РФ от 05.01.2004г.

№1

«Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации труда и его оплаты»

. Данным Постановление утверждены следующие формы первичных документов:1.

По учету кадров:

  1. №Т-1 «Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу»,
  2. №Т-1а «Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу».

Эти формы применяются для оформления приема на работу сотрудника (Т-1) или группы сотрудников (Т-1а).Срок хранения 75 лет.

  1. №Т-2 «Личная карточка работника»,
  2. №Т-2ГС(МС) «Личная карточка государственного (муниципального) служащего».

Личная карточка работника является основным документом по учету данных сотрудников и заводится на всех, без исключения, сотрудников предприятия, с которыми заключаются трудовые договора.Срок хранения 75 лет.

  1. №Т-3 «Штатное расписание».

Обязательный и очень важный документ, отражающий данные о структуре организации, ее штатном составе и штатной численности. И само штатное расписание и изменения, в него вносимые, утверждаются приказом руководителя.Срок хранения 3 года.

  1. №Т-4 «Учетная карточка научного, научно-педагогического работника».

Эта форма применяется в научных и образовательных учреждениях для учета научных работников.

Заполняется на основании дипломов доктора наук и кандидата наук, аттестата доцента и профессора и прочих аналогичных документов.

  1. №Т-5а «Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу»,
  2. №Т-5 «Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу»,

оформляет перевод сотрудников на другую должность внутри организации.

К приказу подшивается согласие сотрудника в письменном виде.Срок хранения 75 лет.

  1. №Т-6а «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам»,
  2. №Т-6 «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику»,

Применяется для оформления и учета отпусков.Срок хранения 5 лет.

  1. №Т-7 «График отпусков».

Обязательный локальный нормативный акт, ежегодно определяющий очередность предоставления оплачиваемых отпусков сотрудникам организации в соответствии с положениями статьи 123 Трудового Кодекса. Утверждается работодателем не позднее, чем за две недели до наступления календарного года. Порядок составления графика может быть закреплен правилами внутреннего трудового распорядка или положениями коллективного договора, другими внутренними документами организации.

О времени начала отпуска работник должен быть извещен под роспись не позднее чем за две недели до его начала.Срок хранения 1 год (рекомендуем хранить до прохождения проверки в ИФНС или Трудовой инспекции).

  1. №Т-8а «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении)»,
  2. №Т-8 «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)»,

применяется для документального оформления при прекращении трудовых отношений.Срок хранения 75 лет.

  1. №Т-9а «Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку»,
  2. №Т-9 «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку»,

оформляется при направлении сотрудника (сотрудников) в командировку. Заполняется на основании служебного задания (форма Т-10а).Срок хранения 5 лет (при долгосрочных зарубежных командировках – 10 лет).

  1. №Т-10 «Командировочное удостоверение»,

служит для подтверждения времени пребывания в служебной командировке.

В удостоверении отмечается время прибытия сотрудника в место назначения, а так же время отъезда.

Данный документ оформляется на основании приказа о направлении в командировку (форма Т-9) и заверяется принимающей стороной.Срок хранения 5 лет (при командировках в районы Крайнего Севера и приравненные к ним местности – 75 лет).

  1. №Т-10а «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении»,

содержит в себе информацию о цели поездки сотрудника и ее итоговых результатах. Является основанием для оформления приказа по форме Т-9 и служит для подтверждения экономической обоснованности расходов на командировку.Срок хранения 5 лет (при долгосрочных зарубежных командировках – 10 лет).

  1. №Т-11 «Приказ (распоряжение) о поощрении работника»,
  2. №Т-11а «Приказ (распоряжение) о поощрении работников»,

оформляется в случае поощрения сотрудников за успехи в работе.

Приказ является основанием для внесении соответствующей записи в личную карточку работника (форма №Т-2, №Т-2ГС(МС)) и трудовую книжку работника.Срок хранения 75 лет.2. По учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда:

  1. №Т-12 «Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда»,

Является не только документом, отражающим трудовую дисциплину организации, но и служит основанием для начисления заработной платы сотрудникам. Этот документ нужен компаниям не только для ведения бухгалтерского учета расчетов по заработной плате.

Табель необходим также для подтверждения экономической оправданности расходов на оплату труда сотрудников для целей налогового учета, так как по сути своей является документом, подтверждающим фактическое осуществление работниками своей трудовой деятельности. Форма Т-12 является универсальной и используется в большинстве организаций.Срок хранения 5 лет (при вредных условиях труда – 75 лет).

  1. №Т-13 «Табель учета рабочего времени»,

используется компаниями, в которых используется автоматическая система контроля явок и отсутствия сотрудников на рабочем месте (турникеты, электронные пропуска и другие системы распознавания, фиксирующие время прибытия и убытия сотрудников).Срок хранения 5 лет (при вредных условиях труда – 75 лет).

  1. №Т-53 «Платежная ведомость»,
  2. №Т-51 «Расчетная ведомость»,
  3. №Т-49 «Расчетно-платежная ведомость»,

применяются для расчета и выплаты заработной платы сотрудникам.

В случае применения формы №Т-49, другие расчетные и платежные документы по формам №Т-51 и №Т-53 – не составляются. В случае перечисления заработной платы на банковские карточки сотрудникам, составляется только расчетная ведомость (формы №Т-49 и Т-53 не составляются).Срок хранения 5 лет при условии проведении проверки. (При отсутствии лицевых счетов – 75 лет).

  1. №Т-53а «Журнал регистрации платежных ведомостей»,

применяется для учета и регистрации платежных ведомостей по произведенным выплатам сотрудникам.Срок хранения 5 лет.

  1. №Т-54а «Лицевой счет (свт)» (свт – средства вычислительной техники),
  2. №Т-54 «Лицевой счет»,

применяются для ежемесячного отражения сведений о заработной плате, всех начислениях, удержаниях и выплатах в пользу сотрудника в течении календарного года.Срок хранения 75 лет.

  1. №Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику»,

используется для расчета причитающихся сотруднику отпускных выплат.Срок хранения 5 лет при условии проведении проверки. (При отсутствии лицевых счетов – 75 лет).

  1. №Т-61 «Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)»,

применяется для учета и расчета заработной платы, компенсации неиспользованного отпуска и прочих выплат сотрудникам при расторжении трудового договора.Срок хранения 5 лет при условии проведении проверки. (При отсутствии лицевых счетов – 75 лет).

  1. №Т-73 «Акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы».

Применяется для оформления и учета приема-сдачи работ, выполненных сотрудником по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы.

Служит основанием для окончательного или поэтапного расчета сумм оплаты выполненных работ.Срок хранения 5 лет при условии проведении проверки. (При отсутствии лицевых счетов – 75 лет).

ПЕРВИЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ, НЕ СОДЕРЖАЩИЕСЯ В АЛЬБОМАХ УНИФИЦИРОВАННЫХ ФОРМ Документы, форма которых не предусмотрена в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

  1. наименование организации, от имени которой составлен документ;
  2. измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
  3. содержание хозяйственной операции;
  4. дату составления документа;
  5. личные подписи указанных лиц.
  6. наименование документа;
  7. наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

Кроме перечисленных в предыдущем разделе унифицированных формы документов существует еще множество документов, ведением которых должна заниматься организация. Необходимость ведения кадровой документации закреплена действующим законодательством: 1. Трудовым кодексом:

  1. Трудовой договор, заключаемый с каждым сотрудником, его содержание и виды (гл.10-13 ТК РФ).

Срок хранения 75 лет.

  1. Защита персональных данных работника (гл.14 ТК РФ).

Срок хранения 75 лет.

  1. Трудовые книжки (ст.66 ТК РФ).

Срок хранения — до востребования.

Не востребованные — 75 лет.

  1. Разработка и утверждение Правил внутреннего распорядка (ст.189 ТК РФ).

Срок хранения – постоянно (не менее 10 лет).

Срок действия – до принятия новых Правил.

2. Федеральный закон от 27.07.2006г.

№152-ФЗ «О персональных данных»

  1. Положение о персональных данных.

Срок хранения 75 лет. 3. Постановление Правительства РФ от 16.04.2003г. №225 «О трудовых книжках».

  1. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей.

Срок хранения 75 лет.

Трудовые отношения сотрудников и работодателя регламентируются локальными нормативными положениями организации. В каждой компании должны быть правила внутреннего трудового распорядка и положение о защите личных сведений. Другие локальные нормативные положения:

  1. о заработной плате,
  2. и т.п.
  3. премировании,
  4. коэффициенте трудового участия,

разрабатываются и утверждаются в случае необходимости.

Кроме того, в организации должны быть следующие кадровые документы по охране труда:

  1. Инструкции сотрудников по охране труда и технике безопасности.

Срок хранения – постоянно.

  1. Журнал регистрации инструктажных мероприятий;

Срок хранения 10 лет. Требования охраны труда регулируются разделом 10 Трудового Кодекса.

В соответствии с положениями ст.217 ТК РФ, у каждого работодателя, осуществляющего производственную деятельность, с численностью работников больше 50 человек, должна быть служба охраны труда либо специалист по охране труда, имеющий соответствующую подготовку или опыт работы в этой области.

В случае, если численность производственного предприятия менее 50 человек, то руководитель может возложить обязанности по охране труда на подготовленного сотрудника, в том числе – по совместительству, с письменного согласия работника и за дополнительную плату (ст. 60.2 ТК РФ). Если же обязанности по охране труда ни за кем не закреплены, ответственность за нарушения несет руководитель компании.

Кроме вышеупомянутых, организация должна располагать следующими документами:

  1. Документы (карты) аттестации рабочих мест, планы об аттестации рабочих мест по условиям труда.

Проведение аттестации рабочих мест на сегодняшний день обязательно для всех организаций. Осуществляется специализированными организациями, имеющими государственную аккредитацию.Срок хранения 45 лет.

(При тяжелых, вредных, опасных условиях труда – 75 лет).

  1. Должностные Инструкции сотрудников.

Данные инструкции составляются для каждой позиции в штатном расписании.Срок хранения – постоянно.

  1. Заявления сотрудников о приеме, увольнении, предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска, предоставлении отпуска без сохранения зарплаты.

Срок хранения заявлений, не вошедших в личные дела сотрудников – 5 лет.Срок хранения заявлений, вошедших в личные дела сотрудников – 75 лет.

  1. Договор о полной материальной ответственности (ст.243, ст.244 ТК РФ).

Заключается в обязательном порядке с сотрудниками, которые были приняты на предусматривающие материальную ответственность должности.Срок хранения 5 лет (после увольнения материально ответственного лица).

  1. Журнал регистрации проверок контролирующих служб.

Ведение данного журнала обязательно для всех юридических лиц и ИП.Срок хранения – постоянно. Акты о несчастных случаях.Срок хранения 75 лет.

Акты расследования профессиональных отравлений и заболеваний.Срок хранения 75 лет.

В заключение необходимо отметить, что вышеприведенные перечни документов не являются исчерпывающими, так как в процессе установления трудовых отношений у организации может возникнуть обязанность оформления иных документов (например, свидетельства государственного пенсионного страхования для ранее не работавшего сотрудника). ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ЗА НАРУШЕНИЯ ПОРЯДКА ВЕДЕНИЯ И СОХРАННОСТИ КАДРОВЫХ ДОКУМЕНТОВ В случае отсутствия утвержденных организацией в обязательном порядке кадровых документов, проверяющий инспектор по труду может привлечь организацию к административной ответственности. Так, в соответствии со ст.5.27 КоАП РФ, нарушение законодательства о труде и об охране труда влечет наложение административного штрафа:

  1. на должностных лиц — в размере от 1 000 до 5 000 руб.,
  2. на юридических лиц — от 30 000 до 50 000 руб. или приостановление деятельности на срок до 90 суток.

Нарушение законодательства о труде и об охране труда должностным лицом, ранее подвергнутым административному наказанию за аналогичное административное правонарушение, влечет за собой дисквалификацию на срок от одного года до трех лет.

В соответствии со ст.13.20 КоАП РФ, за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов (к таким документам относятся: трудовые книжки, личные карточки работников, приказы по личному составу и т.п.) влечет:

  1. предупреждение или наложение административного штрафа на граждан в размере от 100 до 300 руб.,
  2. на должностных лиц — от 300 до 500 руб.

В соответствии со ст.90 ТК РФ, лица, виновные в нарушении норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных работника, привлекаются к дисциплинарной и материальной ответственности в порядке, установленном Трудовым кодексом и иными федеральными законами, а также привлекаются к гражданско-правовой, административной и уголовной ответственности в порядке, установленном федеральными законами. Это же положение относится и к работникам, ответственным за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек. В соответствии со ст.137 УК РФ, незаконное собирание или распространение сведений о частной жизни лица, составляющих его личную или семейную тайну, без его согласия либо распространение этих сведений:

  1. в средствах массовой информации,
  2. публично демонстрирующемся произведении,
  3. в публичном выступлении,

наказываются:

  1. штрафом в размере до 200 000 рублей,
  2. либо арестом на срок до 4 месяцев,
  3. или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период до 18 месяцев,
  4. либо обязательными работами на срок до 360 часов,
  5. либо лишением свободы на срок до 2 лет с лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок до 3 лет.
  6. либо принудительными работами на срок до 2 лет с лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок до 3 лет или без такового,
  7. либо исправительными работами на срок до 1 года,

При этом те же деяния, совершенные лицом с использованием своего служебного положения, наказываются:

  1. либо арестом на срок до 6 месяцев,
  2. либо принудительными работами на срок до 4 лет с лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок до 5 лет или без такового,
  3. либо лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок от 2 до 5 лет,
  4. штрафом в размере от 100 000 до 300 000 рублей,
  5. или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период от 1 года до 2 лет,
  6. либо лишением свободы на срок до 4 лет с лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок до 5 лет.

Своевременность, полноту и правильность ведения кадровой документации, а также соблюдение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, контролируют Госархив и Трудовая инспекция, которые проводят периодические плановые и внеплановые проверки.

Жалобы сотрудников может рассматривать Прокуратура совместно с Трудовой инспекцией.

Последние новости по теме статьи

Важно знать!
  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
  • Знание базовых основ желательно, но не гарантирует решение именно вашей проблемы.

Поэтому, для вас работают бесплатные эксперты-консультанты!

Расскажите о вашей проблеме, и мы поможем ее решить! Задайте вопрос прямо сейчас!

  • Анонимно
  • Профессионально

Задайте вопрос нашему юристу!

Расскажите о вашей проблеме и мы поможем ее решить!

+