Бесплатная горячая линия

8 800 301 63 12
Главная - Другое - Оформление авансового отчета с распиской

Оформление авансового отчета с распиской

Оформление авансового отчета с распиской

Инструкция о том, как оформить авансовый отчет


Авансовый отчет подтверждает расходы бизнеса в налоговом учете. Бухгалтер и подотчетник должны правильно заполнить документ, чтобы компании не доначислили налоги. Авансовый отчет подтверждает расходы бизнеса в бухгалтерском и налоговом учете.

Важно правильно оформить документ и подкрепить данные в нем чеками и накладными, чтобы у налоговой не было вопросов и повода доначислить налоги.

Авансовый отчет — это первичный документ, который подтверждает израсходованные суммы денег подотчетными лицами.

Подотчетные — это сотрудники, которые получили деньги на хозяйственные нужды от работодателя. Они и составляют авансовый отчет.

Работники получают наличные деньги на командировки, покупку канцелярских товаров, ГСМ, оплату услуг сторонних компаний и прочего Тратить такие деньги можно только на те цели, на которые они получены.

Если деньги остались, их нужно вернуть в кассу. Итак, сотрудник возвращает остаток и отчитывается по израсходованным суммам. А бухгалтер проверяет авансовый отчет и заполняет оставшиеся строки.

Авансовый отчет составляют в одном экземпляре, а заполняют его подотчетное лицо и бухгалтер компании.

Как правильно вести авансовые отчеты в 2021–2021 году, сказано в порядке ведения кассовых операций.

Мы собрали правила оформления отчета для бухгалтеров, которые с ними работают. Правило № 1: компания самостоятельно устанавливает форму авансового отчета.

Это может быть унифицированная или оригинальная форма, руководитель утверждает ее приказом к учетной политике. За основу бланка можно взять унифицированную форму № АО-1, добавить нужные строки и закрепить удобный вариант бланка в учетной политике.

Важно: в бланке должны быть обязательные для первички реквизиты, они перечислены в ч. 2 закона № 402-ФЗ. Правило № 2: руководитель утверждает срок, по истечении которого сотрудник должен отчитаться по авансу.

Когда срок истекает, сотрудник должен сдать отчет в бухгалтерию в течение трех рабочих дней или после выхода на работу. При покупке товаров для организации за наличные также нужно оформить документы, которые обоснуют расходы и вычеты по НДС. Правило № 3: руководитель устанавливает срок, в течение которого бухгалтер должен проверить авансовый отчет.

Затем главбух, бухгалтер, а в их отсутствии сам руководитель утверждает отчет и производит окончательный расчет по нему. Правило № 4: бухгалтер подписывает отчет у руководителя и главного бухгалтера организации.

Без этих подписей документ недействителен, а значит, компания не сможет принять суммы по такому отчету к налоговому учету. Упростить составление отчетов можно настроив электронный документооборот.

Это особенно актуально, если сотрудники работают в одном подразделении, а бухгалтерия в другом. Почему, сейчас расскажем. Подотчетнику.

На лицевой стороне документа указывают наименование организации или ФИО предпринимателя и подразделение.

Сотрудник вписывает свои ФИО, должность и табельный номер, а также назначение аванса. Графу «Назначение аванса» нужно заполнить обязательно, но без подробностей.

Достаточно указать категорию расходов: командировочные расходы, покупка расходников для офисного оборудования, представительские расходы. На оборотной стороне в графах со 2 по 4 сотрудник в хронологическом порядке перечисляет реквизиты документов, подтверждающих расходы, в графе 5 указывает суммы затрат.

Расходы подтверждают: кассовые и товарные чеки, товарные накладные, приходные кассовые ордера, транспортные документы (проездные билеты, талоны), другие подобные документы.

Сотрудник должен приложить их к отчету, иначе фирма не сможет отразить в налоговой базе расходы и принять к вычету НДС. Бухгалтеру. Когда бухгалтер получает отчет, то присваивает ему номер и ставит дату приема документа. Также он заполняет отрывную расписку о принятии отчета к проверке. В ней нужно написать ФИО подотчетного лица, реквизиты авансового отчета, сумму выданных денег и количество подтверждающих документов.
В ней нужно написать ФИО подотчетного лица, реквизиты авансового отчета, сумму выданных денег и количество подтверждающих документов. Заполненную расписку бухгалтер выдает подотчетнику.

Теперь бухгалтер проверяет отчет и заполняет отведенные ему графы. В таблицу отчета об авансе он вписывает:

  1. сведения о сумме текущего аванса;
  2. сведения об остатке или перерасходе по предыдущему авансу;
  3. общую сумму полученных и израсходованных денег;
  4. сумму остатка либо перерасхода;
  5. информацию о бухгалтерских счетах, где отражается подотчет.

На оборотной стороне в графе 7 бухгалтер записывает суммы расходов, принятых к учету, в графе 9 – дебет счета (субсчета). Графу 8 бухгалтер заполняет, если сотрудник получал аванс в валюте.

Затем руководитель организации утверждает отчет и заполняет отдельный блок вверху бланка.

Источник: https://astral.ru/articles/layfkhak/12664/ Авансовый отчет (форма АО-1) – это унифицированный документ для учета затрат сотрудника во время командировки. При возвращении из командировки сотрудник обязан отчитаться, для чего сдается заполненное командировочное удостоверение, скачать которое вы можете здесь, и авансовый отчет, бланк которого имеет унифицированную форму АО-1.

Авансовый отчет АО–1 является первичным документом, необходимым для учета выданной наличной денежной суммы работнику на определенные цели, такие как:

  1. административные или производственные расходы.
  2. командировочные расходы;

Выдача подотчетной суммы оформляется в кассе предприятия расходным кассовым ордером (РКО). Полученные деньги необходимо израсходовать только на цели, которые были прописаны в РКО.

Кассир обязан выдавать денежные суммы в подотчет лично в руки только сотруднику, который заключил трудовой договор с организацией, и его фамилия включена в перечень приказа о лицах, которые могут брать деньги в подотчет. Также основанием для выдачи суммы будут являться приказ о направлении в служебную командировку или командировочное удостоверение.

Также основанием для выдачи суммы будут являться приказ о направлении в служебную командировку или командировочное удостоверение. После того, как подотчетник потратил выданные средства, составить и предоставить учетной службе авансовый отчет необходимо в течение трех рабочих дней. Как правильно заполнить АО-1?

Предлагаем вам скачать образец авансового отчета, который вы найдете в конце статьи.

Пустой бланк авансовый отчет скачать можно также ниже. Если командировочное удостоверение подтверждает сам факт нахождение сотрудника в командировке, то авансовый отчет является подтверждением произведенных работником командировочных расходов. К авансовому отчету прикладываются документы, подтверждающие расход выданных сумм.

Также авансовый отчет заполняется и при выдаче денежных средств под отчет сотрудникам на различные нужды. При этом нужно помнить, что деньги под отчет можно выдать сотруднику только в том случае, если он внесен в приказ о подотчетных лицах. Документ оформляется как работником, так и сотрудником бухгалтерской службы.

Подотчетному лицу необходимо заполнить следующие данные:

  • Назначение аванса (производственные, представительские, командировочные расходы и т.д.);
  • Табличная часть об израсходованных средствах, а именно:
  • Дата составления;
  • Информация о размере последнего аванса;
  • Персональные данные, а именно: фамилию и инициалы, структурное подразделение, в котором работает подотчетник, табельный номер, должность;
  • Название организации;
  • Графы «Израсходовано», «Остаток/Перерасход», а также информация о количестве документов, которые прикладываются к АО–1, заполняются после написания и расчета на другой стороне отчета необходимых данных;
  • Сумма подотчета, выданного кассиром;
  1. сумма расхода переписывается с каждого документа. Подотчетное лицо заполняет только столбец 5 или 6 (это зависит от валюты расчетов);
  2. название документов, приобщенных к АО–1 (товарный (кассовый) чек, квитанции к ПКО, командировочное удостоверение,счет–фактура и т.п.), на что потрачены деньги;
  3. расчет конечной суммы.

    Далее итог переписывается в графу «Израсходовано» (пункт 7).

  4. номер, дата каждого документа, подтверждающего целевое расходование средств;
  5. порядковый номер.

    Все документы, которые прилагаются к авансовому отчету, должны быть пронумерованы соответственно составляемого перечня;

После того, как подотчетник сдал АО–1, сотруднику учетной службы необходимо проверить наличие каждого документа, который подтверждает сумму потраченных средств, их правильное расходование на поставленные цели, а также нужно заполнить остальные разделы.

Для подтверждения того, что отчет по форме АО–1 сдан в бухгалтерию, сотруднику выдается расписка.

После просмотра всех документов в оригинале, которые подтверждают расход, проверки правильности заполнения авансовый отчет АО–1 подписывается главным бухгалтером, бухгалтером и директором, далее принимается к учету. Форма авансового отчета — это двухсторонний бланк, заполняется он как бухгалтерией, так и самим работником.

На лицевой стороне бланка оформляются строки:

  1. свои ФИО, должность, табельный номер;
  2. структурное подразделение, в котором он работает;
  3. назначение аванса, то есть на что планируется потратить выданные деньги (хознужды, канцтовары, командировочные расходы и т. д.);
  4. дата составления отчета;
  5. наименование организации;

На обратной стороне бланка подотчетное лицо заполняет таблицу, в которой указывает на что потрачены деньги. По каждому имеющемуся подтверждающему документу заполняется строка таблицы, в которой последовательно в графах пишутся номер, дата, наименование этого документа и потраченная сумма, отраженная в этом документе. Заполнив всю таблицу бланка авансового отчета, в конце подводятся итоги, считается суммарная потраченная сумма, которая пишется в строке «итого».

После этого подотчетное лицо сдает бланк авансового отчета в бухгалтерию, приложив все подтверждающие документы.

Получив отчет, бухгалтер должен проверить правильность заполнения, сверить приведенные в таблице данные с указанными в приложенных документах.

Документу присваивается индивидуальный номер. Внизу лицевой стороны бухгалтер заполняет строки «расписка»: от кого принят бланк отчета, его номер и дата, потраченная сумма, количество приложенных документов, ставится дата принятие отчета и подпись бухгалтера.

Заполненная таким образом расписка отрывается от основной части бланка АО-1 и передается подотчетному лицу в знак того, что отчет принят и проверен. С обратной стороны формы бухгалтер заполняет строки 7 и 8, в которых отражает сумму, принятую к учету, и строку 9, в которой пишется дебет счета, куда списываются произведенные расходы.

Затем нужно перейти опять к лицевой стороне и заполнить две небольшие таблицы:

  1. в первой отражаются суммы остатка или перерасхода по предыдущим авансам, если они были, в поле «итого получено» пишется выданная сумма аванса, в строке «израсходовано» – фактически потраченная сумма. Если работник потратил меньше выданных денег, то заполняется «остаток», если больше — то «перерасход». В случае, если есть остаток, они передается в кассу по приходному кассовому ордеру, если есть перерасход — то работнику выдается недостающая сумма из кассы предприятия по расходному кассовому ордеру.В случае остатка/перерасхода нужно заполнить также «остаток внесен/остаток выдан в сумме» под таблицами на лицевой стороне.
  2. вторая таблица дополняет первую, в ней напротив заполненных строк первой таблицы ставятся соответствующие корреспондирующие бухгалтерские счета.

Далее авансовый отчет утверждается руководителем. Источник: https://online-buhuchet.ru/zapolnenie-avansovogo-otcheta-ao-1-skachat-blank-forma-ao-1/ Служебные поездки сотрудников – обычное дело и для крупных, и малых компаний.

Они повышают эффективность работы предприятия и решают поставленные перед ним задачи.

Каждому вернувшемуся нужно составить авансовый отчёт по командировке. Он подтвердит понесённые траты и сам факт нахождения в командировке.

Рассмотрим детально правила заполнения этого важного документа, состав затрат, их обоснование и отражение в бухучёте в 2021 году. Для начала рассмотрим общий механизм того, как заполнить образец авансового отчёта по командировке.

В выданном бухгалтерией бланке работник заполняет:

  1. должность;
  2. структурное подразделение;
  3. цель выдачи денежных средств (командировка).
  4. своё Ф.И.О;
  5. наименование организации;

Однако эти реквизиты обычно уже указывают, если предприятие использует бухгалтерское программное обеспечение. Затем работник пишет дату составления отчёта и заполняет строки на его другом листе.

Туда он вписывает:

  1. суммы расходов по ним.
  2. наименования подтверждающих документов;

То есть для того, чтобы бухгалтерия приняла документ, нужно всего лишь сохранить все чеки и сделать правильный арифметический подсчёт.

Поэтому в том, как составить авансовый отчёт по командировке по образцу, нет ничего сложного. На нашем сайте бланк рассматриваемого отчета можно скачать здесь (+ правила заполнения). Перед командировкой сотрудник примерно знает, сколько ему понадобится на поездку. Либо аванс рассчитает бухгалтерия, согласно утверждённым на предприятии нормам и прошлым расценкам на аналогичную командировку.

Либо аванс рассчитает бухгалтерия, согласно утверждённым на предприятии нормам и прошлым расценкам на аналогичную командировку.

Во многих организациях бухгалтерия самостоятельно заказывает билеты от имени предприятия. Бухгалтерский учёт таких расходов будет отличен от ситуации, когда сотрудник покупает билеты сам. Независимо от того, кто будет вести расчёт будущих и состоявшихся затрат, состав включаемых в авансовый отчёт командировочных расходов будет неизменным.

К ним относят:

  • проживание в гостинице;
  • суточные;
  • проезд;
  • иные расходы, утвержденные во внутреннем положении организации.

Также дополнительно учитывают расходы на:

  1. оформление загранпаспорта, визы;
  2. если работник командирован на личном автомобиле, соответственно оплачивают бензин.
  3. взносы за право проезда и выезда транспорта;

По возвращении на предприятие сотруднику надлежит приложить к авансовому отчёту по командировке документы – доказательства:

  1. накладные.
  2. кассовые чеки (наиболее распространённый документ);
  3. корешки приходных кассовых ордеров (выдают другие организации/ИП при внесении платы за определённые услуги/товары);
  4. бланки строгой отчётности (БСО);

Чеки и БСО рекомендуем проверять тщательно. И тем более – не терять! Иначе бухгалтерия может отказать в возмещении расходов на командировку при их отсутствии.

Одна из самых распространённых «ошибок» при проверке документов – это отсутствие кассового чека. Однако ведение торговли или оказания определенных услуг без применения кассового аппарата – вполне допустимо.

Главное – попросить продавца, чтобы он по всем правилам оформил БСО либо поставил свой штамп, написал «Работаем без ККМ» и подписал. На деле бланки строгой отчетности – это практически главнейшие документы командировки: билет на поезд, автобус, самолёт и др. По этим квиткам будут считать дни служебной поездки.

Они подтверждают транспортные, а значит – основные расходы любой командировки. Работник (или бухгалтерия за него) может оформить билет через Интернет.

Тогда для него будет сформирован электронный посадочный талон. Авансовый отчёт впоследствии нужно обязательно сопроводить этим квитком.

После проверки расходов на целесообразность, были ли они целевыми или нет, арифметической стороны документации, бухгалтер проверяет приложенные к отчёту документы.

В бухгалтерском учёте, когда утвержден авансовый отчёт по командировке, проводки будут такие: Ситуация Проводка Покупка работником материалов Дт 10 – Кт 71 При покупке товаров Дт 41 – Кт 71 Списание суточных Дт 20 Кт 71 Возврат невостребованных денег в кассу предприятия Дт 50 – Кт 71 Возврат невостребованных денег на расчётный счет Дт 51 – Кт 71 Доначисление денег работнику, если пришлось вложить свои Дт 71 – Кт 50 или Дт 71 – Кт 51 Работник не предоставил подтверждающие документы или понёс нецелевые расходы.

В бухгалтерском учёте, когда утвержден авансовый отчёт по командировке, проводки будут такие: Ситуация Проводка Покупка работником материалов Дт 10 – Кт 71 При покупке товаров Дт 41 – Кт 71 Списание суточных Дт 20 Кт 71 Возврат невостребованных денег в кассу предприятия Дт 50 – Кт 71 Возврат невостребованных денег на расчётный счет Дт 51 – Кт 71 Доначисление денег работнику, если пришлось вложить свои Дт 71 – Кт 50 или Дт 71 – Кт 51 Работник не предоставил подтверждающие документы или понёс нецелевые расходы.

Сумму списывают в недостачи Дт 94 – Кт 71 Недостачу удерживают с работника Дт70 – Кт 94 Воспользовавшись приведённой в статье информацией, вам не придется испытывать сложности с составлением авансового отчёта по командировке, а бухгалтерии – с отражением проводок в учёте. Далее приведен образец, как заполнить авансовый отчет по командировке в 2021-м году.

Источник: https://buhguru.com/kadrovaya-rabota/zap-avans-otchyot.html Оценка статьи:

(нет голосов)

Загрузка. Поделиться с друзьями:

Авансовый отчет

Важное 24.07.2017 – это документ, который подтверждает расход средств, связанных с осуществлением деятельности юридического лица и выданных в качестве аванса. В авансовом отчете лицо, получившее денежные средства (независимо от цели), указывает:

  1. фактически произведенные расходы;
  2. сумму, полученную под отчет;
  3. остаток либо перерасход денег.

Причем к отчету должны быть приложены документы, подтверждающие соответствующие траты.

Форма авансового отчета (N АО-1) утверждена Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55

«Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации N АО-1 «

«. Однако с 2013 года она не является обязательной к применению, поэтому организация может разработать собственную форму учитывая требования к обязательным реквизитам в ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее по тексту — Закон о бухучете).

Отметим, что на практике пор большинство компаний предпочитает использовать унифицированную форму N АО-1. Порядок составления и сдачи авансового отчета установлен Указанием Банка России от 11.03.2014 N 3210-У

«О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства»

(далее — Указание N 3210-У).

Часть норм также содержится в Положении об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденном Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (далее – Положение о командировках). В соответствии с абз. 2 п. 6.3 Указания N 3210-У авансовый отчет должно заполнить и сдать в бухгалтерию подотчетное лицо, которому наличные денежные средства ранее были выданы под отчет:

  1. в первую очередь – работники организации;
  2. физические лица-внештатные сотрудники, заключившие с компанией гражданско-правовые договоры (например, договор оказания услуг или подрядный договор).

Согласно письму Банка России от 02.10.2014 N 29-Р-Р-6/7859 при заполнении авансового отчета они приравниваются к работникам компании.

В связи с этим и выдача денег под отчет, и окончательный расчет с ними осуществляются в таком же порядке, что и со штатными сотрудниками.

При этом список лиц, имеющих право получить деньги под отчет, компания утверждать не обязана. Однако организация может прописать их в локальном нормативном акте (ЛНА): это может быть как отдельный документ-инструкция по составлению авансового отчета, так и раздел в положении о документообороте в организации. Срок для представления отчета по израсходованным суммам установлен в 3 рабочих дня:

  1. после дня истечения срока, на который выданы деньги под отчет;
  2. или со дня выхода на работу (возвращения из командировки или из отпуска/болезни).

Пример.

Расчет даты представления авансового отчета Ситуация 1: Деньги были выданы под отчет в понедельник 15.05.2017 на 5 рабочих дней. Тогда 1-й рабочий день заканчивается 16.05.2017 во вторник, а последний 5-й – в понедельник 22.05.2017. Значит, в течение следующих 3 рабочих дней со вторника по четверг включительно (23 мая – 25 мая) авансовый отчет должен быть представлен в бухгалтерию.

Ситуация 2: Допустим, деньги были выданы на .

Последний день командировки – пятница 19.05.2017. А в понедельник 22 мая сотрудник компании возвращается на свое привычное рабочее место.

Тогда у него будет 3 дня (с 23 по 25 мая) для представления авансового отчета. Для выдачи наличных денег работнику под отчет (далее – подотчетное лицо) на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя, оформляется согласно письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме и содержащему запись о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату (абз.

1 п. 6.3 Указания N 3210-У). Таким образом, в заявлении работника о выдаче денег под отчет:

  1. подотчетное лицо указывает сумму наличных денег и срок, на который они требуются;
  2. а резолюция руководителя подтверждает запрос работника либо корректирует его.

Подпись руководителя и дата на таком заявлении являются обязательными реквизитами. Отметим, что форма заявления не предусмотрена нормативным актом и потому заявление составляется произвольно (с отражением всех необходимых сведений) либо утверждается в ЛНА компании. В заявлении также еще должна содержаться информация об отсутствии задолженности за подотчетным лицом.

Это обязательное требование к подотчетному лицу: выдача наличных денег под отчет проводится при условии полного погашения с его стороны задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег (абз. 3 п. 6.3 Указания N 3210-У). Таким образом, если сотрудник еще не отчитался по выданному ранее авансу, выдать ему новый нельзя. передается в бухгалтерию, где он проверяется, далее его утверждает руководитель организации и производится окончательный денежный расчет с работником организации в срок, установленный в ЛНА или приказом.

Срок, в течение которого проверяется и утверждается авансовый отчет, а также проходит окончательный расчет, устанавливается руководителем (абз. 2 п. 6.3 Указания N 3210-У). При окончательном расчете с работником сотрудник или возвращает неизрасходованную часть денег или наоборот: ему выплачивают сумму перерасхода, если пришлось потратить больше запланированного и руководство это уже утвердило.

Работник, получивший деньги под отчет, должен представить авансовый отчет о потраченных суммах (форма N АО-1).

Неизрасходованные деньги, т.е. остаток по авансовому отчету, работник возвращает в кассу. Если денег потрачено больше, чем выдано, перерасход с согласия руководителя возмещается работнику.

В бухучете эти операции отражаются так: Проводка Операция На дату выдачи денег под отчет Дебет — Кредит Работнику выданы деньги под отчет На дату утверждения авансового отчета Дебет (, , , ) — Кредит Приняты к учету товары (работы, услуги), оплаченные подотчетником. Например, канцтовары, услуги нотариуса, командировочные расходы Дебет — Кредит От работника получен остаток неизрасходованных подотчетных денег Дебет — Кредит Работнику возвращен перерасход по авансовому отчету Расчеты с использованием пластиковой карты Дебет — Кредит , Работнику выделены денежные средства для их расходования по корпоративной карте Дебет — Кредит Сняты работником деньги с корпоративной карты (работнику выданы денежные средства под отчет) Дебет Кредит Отражено списание наличных денег со специального счета, не подтвержденное первичными документами Дебет — Кредит Внесены работником наличные денежные средства для возмещения расходов Дебет — Кредит Удержана из заработной платы работника денежная сумма, потраченная по корпоративной карте в личных целях В определенных случаях подотчетные деньги можно удержать из зарплаты работника. Проводки будут такие: Проводка Операция Д 94 — К 71 Отражены подотчетные суммы, не возвращенные в установленный срок Д 70 — К 94 Из зарплаты работника удержаны подотчетные суммы, не возвращенные в установленный срок См.

также: Остались еще вопросы по бухучету и налогам? Задайте их на . : подробности для бухгалтера

  1. . Можно ли принять приложенные к авансовому отчету документы, полученные при использовании . произведенные им расходы, к авансовому отчету прикладывает имеющиеся у него документы . и утверждением авансового отчета. Организация может принять приложенные к авансовому отчету документы, полученные . руководителем организации надлежащим образом оформленный авансовый отчет с приложенными к нему . . Последнее достигается проверкой и утверждением авансового отчета (смотрите также Энциклопедию решений . .
  2. . в целях налогообложения является авансовый отчет работника с приложением к . расходы признаются в момент утверждения авансового отчета ( пп. 5 п. . данные расходы отражены в его авансовом отчете, или оплату расходов на . что означает их отсутствие в авансовом отчете командированного работника (смотрите письмо . расходов могут быть приложенные к авансовому отчету счета гостиниц, квитанции, бланки . обратно железнодорожным транспортом, к авансовому отчету должен приложить либо обычный железнодорожный .
  3. . отсутствии — руководителю) авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами. Проверка авансового отчета главным бухгалтером или . руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем . . Бухгалтер или кассир проверяет полученные авансовый отчет и первичные документы на предмет .
  4. . ) реализацией на дату утверждения авансового отчета командированного сотрудника. Организация имеет . освобождает его от обязанностей отчитаться авансовым отчетом, прилагая другие оправдательные документы, . На основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерией производится списание подотчетных . Однако только после утверждения авансового отчета работника по командировке стоимость . организация получает электронные билеты. Авансовые отчеты и документы, подтверждающие командировочные .
  5. . налоговому учету расходов по авансовому отчету, к которому приложены чеки . налоговому учету расходов по авансовому отчету, к которому приложены чеки . налоговому учету на основании утвержденного авансового отчета, накладных (других документов), а . 10344). Если приложенные к авансовому отчету подтверждающие документы оформлены с . РФ, расходы по такому авансовому отчету не учитываются для целей налогообложения . учетного документа. * * * Расходы по авансовому отчету, к которому приложены чеки продавца .
  6. . с подотчетным лицом и оформлялись авансовым отчетом. При этом приобретение билетов . «СМАРТВЭЙ», что упрощает ведение документооборота. по командировки предусматривает простой сценарий . изменить. Основные расходы в авансовом отчете заполняются автоматически при взаимодействии с . умолчанию » необходимо выбрать документ « по командировке »). Несмотря на данные . также использовать «классический вариант» авансового отчета, где помимо командировочных расходов отражаются .
  7. . расчет по ним. Обратите внимание: авансовый отчет (ф. 0504505) представляется работником . 216 Инструкции № 157н). Порядок заполнения авансового отчета (ф. 0504505) установлен Приказом Минфина . осуществленные расходы. Документы, приложенные к авансовому отчету (ф. 0504505), нумеруются подотчетным . расходов на основании утвержденного руководителем авансового отчета (ф. 0504049) с приложенными . произведена безналичным расчетом. Работник представил авансовый отчет с приложением первичных документов ( .
  8. . отсутствии – руководителю) авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами. Проверка авансового отчета главным бухгалтером или . руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем . лицевой стороне авансового отчета не является ошибочным. Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным . отчет, своевременность представления подотчетными лицами авансовых отчетов, наличие документов, подтверждающих произведенные расходы .
  9. . (или уполномоченным им лицом) авансового отчета (ф. 0504505) и прилагаемых . отчет и возмещение перерасхода по авансовому отчету; по кредиту – принятие произведенных . командировочные расходы на основании утвержденного авансового отчета: – суточные 2 109 80 . 18 Приняты на основании авансового отчета и подтверждающих документов суммы . покупку банковской картой. К авансовому отчету он приложил товарный и кассовый . учреждения (или уполномоченным им лицом) авансовому отчету (ф. 0504505) подотчетного лица .
  10. . на ГСМ при представлении сотрудником авансового отчета, если сотрудник не предоставил счета . на ГСМ при представлении сотрудником авансового отчета, если сотрудник не предоставил счета .
  11. . отчет, своевременность представления подотчетными лицами авансовых отчетов, наличие документов, подтверждающих произведенные расходы . , по которым наступил срок представления авансового отчета. Проверка расчетов с кредиторами Инвентаризация .
  12. . НДФЛ. Расходы на ГСМ Согласно авансовым отчетам организация компенсировала сотрудникам расходы на . несколько. Адрес доставки – квартира Согласно авансовым отчетам строительные материалы закупались в гипермаркете . Запчасти приобретены, но куда установлены? Авансовые отчеты свидетельствуют о компенсации сотрудникам затрат . организации, обязан представить в бухгалтерию авансовый отчет, приложив к нему все . расходы. На оборотной стороне формы авансового отчета подотчетное лицо отражает перечень документов .
  13. . согласия руководителя головной организации, все авансовые отчеты с платежными документами и служебными . истца в интересах работодателя, поскольку: авансовые отчеты содержали служебные записки, платежные документы . как с директором филиала организации авансовые отчеты, подтверждающие задолженность работодателя, в . истца о взыскании задолженности по авансовым отчетам как неосновательного обогащения в . представленные в подтверждение произведенных расходов авансовые отчеты не признаны судом надлежащими и .
  14. . срок относится только к представлению авансового отчета, поскольку об окончательном расчете . – руководителю) авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами. Проверка авансового отчета главным бухгалтером или . руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный . представленного работником в установленном порядке авансового отчета исходя из фактического времени . денежные средства, по которым авансовый отчет работник своевременно не представил, .
  15. . 667 Операция совершается на основании авансового отчета (ф. 0504505), составленного водителем, . записей, то водитель составляет авансовый отчет (ф. 0504505) и все . возникнуть при заполнении титульного листа авансового отчета (ф. 0504505), поскольку в . при заполнении титульного листа авансового отчета данные из кассовых чеков . денежных средствах в титульном листе авансового отчета (ф. 0504505) отразится так: . быть приложены к оформленному водителем авансовому отчету (ф. 0504505)). Рекомендуем прикреплять .

→ 1999-2021 все самое лучше: инфо: подписка: Наши проекты: Отключить мобильную версию

Авансовый отчет. Уменьшаем налоги правильно

20.03.2019, Практически у каждой организации и ИП происходят ситуации, когда необходимо выдать денежные средства сотруднику под хозяйственно-операционные нужды, либо на командировку.

Но не все эти расходы можно принять к учету. Как все-таки правильно проводить авансовый отчет, как и какие документы необходимо оформлять, а также какие расходы принимаются к учету, разберем ниже.Содержание статьи В самом словосочетании «авансовый отчет» слышится расшифровка смысла – отчет по выданному авансу.

Выдается аванс подотчетному лицу на целевое расходование средств, подтвержденное должным образом заполненными первичными документами. Денежные средства под отчет предоставляются на следующие цели:

  1. Хозяйственные нужды организации;
  2. Командировочные расходы;
  3. Представительские расходы.

Авансовый отчет заполняется самим подотчетным лицом, проверяется, как правило, бухгалтером (или руководителем) и подписывается руководителем организации.

На основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтер списывает подотчетные денежные средства.Подотчетным лицом может быть:

  1. Внештатные сотрудники, заключившие с компанией гражданско-правовые отношения.
  2. Работники организации;

Корректное заполнение отчета очень важно, т.к. в ином случае, у налоговой могут появиться вопросы к обоснованности принятия к налоговому учету израсходованных сумм. Срок предоставления отчета работником по подотчетным суммам установлен в 3 рабочих дня, однако, если этот день выпадает на выходной (больничный, командировочный день), то датой отчета будет считаться день выхода подотчетного лица на работу.

Для предоставления авансовых средств подотчетник пишет заявление на выдачу ему денег, где прописывает сумму и срок, на который они требуются, а также информацию об отсутствии задолженности по предыдущему отчету.

Подпись руководителя и дата на таком заявлении являются обязательными реквизитами. Если сотрудник не отчитался по ранее выданному авансу, выдать ему новый нельзя.

Однако если работник не вернул остаток неизрасходованных сумм, это не служит основанием для невыдачи очередных подотчетных средств. При предъявлении сотрудником оправдательных документов по авансовому отчету, производится окончательный расчет: подотчетное лицо либо возвращает неизрасходованную часть денег, либо возмещает у организации перерасход. При этом, подотчетному лицу необходимо объяснить, что кроме чеков, выдаваемых магазином, он должен запрашивать счета-фактуры, накладные на товар и прочие документы.Для права подписи о принятии товара на подотчетное лицо оформляется доверенность.

Без наличия чеков не следует принимать накладные и другие первичные документы, так как подтвердить расход без них не получится. Авансовый отчет дает возможность уменьшать налогооблагаемую базу для организаций на УСН (15%) и снижать суммы НДС.

Для УСН 15% это объясняется тем, что налогоплательщик учитывает произведенные расходы, подтверждая их чеками и первичной документацией по приобретенным товарам (услугам).

При приобретении товаров и услуг облагаемых НДС, налогоплательщик имеет право уменьшить сумму налога на указанный НДС по чекам.

Представительскими расходами можно сократить налогооблагаемую базу при расчете налога на прибыль.

Но не полностью: лимит суммы составляет 4% от затрат на оплату труда в соответствующем налоговом периоде. При этом необходимо иметь подтверждающие документы: приказ о мероприятии, отчет о проведении, смету и т.д. Документально подтвержденные командировочные расходы освобождаются от страховых взносов и учитываются при расчете налога на прибыль.

Также, суточные в размере не более 700,00 рублей на каждый день нахождения в командировке на территории России и не более 2500,00 рублей за каждый день в зарубежной командировке не облагаются НДФЛ. На сумму превышенного расхода придется начислить НДФЛ.

Важно отметить, что расходы на питание входят в сумму суточных и не могут учитываться отдельно.

Если работник не предоставил подтверждающих документов на командировку, то расходы нельзя учитывать при расчете налога на прибыль, также необходимо начислить на них страховые взносы.

А вот на НДФЛ по закону можно сэкономить и не начислять его в пределах установленных лимитов налогооблагаемых расходов (700,00 и 2500,00 рублей). В случае, если сотрудник не отчитался по авансу (не предоставил авансовый отчет), выданные ранее суммы облагаются зарплатными налогами (страховые взносы и НДФЛ). Принимая чеки у подотчетного лица, необходимо убедиться, что расходы произведены на нужды организации, а не в интересах физического лица.Документами, подтверждающими расход являются:

  1. Товарные чеки/ накладные;
  2. Чек ККТ;
  3. Квитанции, бланки строгой отчетности;
  4. Пассажирские билеты/ посадочные талоны.

С июля 2018 года обязательным элементом нового кассового чека стал QR-код.

Этот реквизит дает возможность проверить легальность организации и осуществляемой покупки. В некоторых случаях продавцам разрешено выдавать бланк строгой отчетности.

Налоговая может придраться к заполненному кассовому чеку (или БСО) и начислить налоги на эти суммы. Поэтому просматривать чеки необходимо по следующим пунктам:

  1. Номер, дата чека;
  2. Должность и фамилия лица, осуществившего расчет с покупателем;
  3. Признак расчета (оплата от покупателя; возврат средств покупателю и т.д.);
  4. Регистрационный номер ККТ;
  5. Наименование товара (услуг, работ);
  6. Сумма и форма расчета (наличный/безналичный);
  7. Заводской номер экземпляра модели фискального накопителя;
  8. Применяемый налоговый режим, ставка налога;
  9. Фискальный признак сообщения.
  10. ИНН налогоплательщика;
  11. Номер смены;
  12. Наименование организации (ФИО ИП);
  13. Время, место расчета;
  14. Порядковый номер фискального чека;

В случае, если чек был отправлен покупателю по адресу электронной почты, то чек будет содержать адрес электронной почты отправителя и адрес электронной почты (либо абонентский номер) покупателя. Прежде всего, при оформлении документов, необходимо проставить дату и номер авансового отчета.

Он идет в порядковом исчислении с начала года. Прописываем подотчетное лицо, сумму авансового отчета.

На лицевой стороне укажите:

  1. сумму аванса, полученную подотчетным лицом (выданные наличные денежные средства и перечисленные на карту указывайте в разных строках);
  2. сумму остатка или перерасхода с учетом предыдущего авансового отчета;
  3. сумму отчета к утверждению (прописью и цифрами).
  4. остаток или перерасход подотчетного лица от предыдущего аванса;
  5. номера счетов (субсчетов), соответствующих графе 9 оборотной стороне авансового отчета.
  6. в строке «Приложение документов на листах» — количество документов и листов, на которых оформлены эти документы;
  7. сумму израсходованных средств, равную сумме в графах 7-8 авансового отчета;

Все строки авансового отчета должны быть заполнены. Если подотчетник – сотрудник организации, то проставляем структурное подразделение, в котором он работает, табельный номер и должность.

Если же авансовый отчет заполняется иным физическим лицом, то эти строки остаются пустыми. Пропишите назначение аванса. В наименованиях показателей укажите информацию о ранее выданных денежных средствах: остаток суммы, либо перерасход (при наличии).

Важно прописать каким образом выдаются деньги: из кассы, либо на банковскую карточку (сотрудника, или корпоративную карту организации).

Ниже пропишите конечное сальдо с учетом ранее выданным авансом и уже израсходованными суммами. В случае примера сотруднику выданы 40 000,00 рублей, из которых он потратил 33 355,27 руб. Остаток в размере 6 644,73 рублей он вернул в кассу тем же числом, которым оформлял авансовый отчет.

В приложение он предоставил документы на 2 листах (количество оформленных чеков).

Расписка является подтверждением того, что документы у подотчетного лица приняты и он не должен организации средств на ту сумму, на которую произведены обоснованные расходы. В ней указывается количество документов, общая сумма расходов цифрами и прописью, дата и лицо, принявшее документы. В данном случае это бухгалтер, который подписывает отрывную часть первой страницы отчета с проставлением даты.

Эта часть является отрывной и выдается подотчетному лицу. На оборотной стороне авансового отчета в графах 1-5 указываются под порядковым номером дата и номер документа, вид документа (чек, копия чека) и сумма.

В строках 7-9 проставляются суммы расходов, принятых к учету и номера счетов (субсчетов), которые дебетуются на эти суммы.

Обычно эту информацию проставляет бухгалтер, либо руководитель организации.

Если учет ведется в 1С, то при настройке программы, она проставит бухгалтерские счета сама. Сотрудник эти строки не заполняет. Только на оборотной стороне авансового отчета подотчетное лицо ставит свою подпись.

Авансовый отчет составляется на ту сумму, на которую предоставлены документы и только она будет отображаться на оборотной стороне. В авансовом отчете необходимо проверить целевое использование израсходованных средств, наличие оправдательных документов (чеков, копий чеков), правильность заполнения документов и правильность подсчета указанной суммы в отчете. То есть, нужно просмотреть в чеках, что именно было приобретено и подсчитать суммы чеков.

Чек без указания ТМЦ будет подтверждать только расходы и не позволяет поставить на приход товар, поэтому необходимо запрашивать у продавца первичные документы, подтверждающие приобретение товара. Главным нюансом заполнения авансового отчета является его форма.

Обязательное применение унифицированной формы авансового отчета АО-1 отменено с 2013 года, но большинство продолжают ею пользоваться несмотря на то, что организации (ИП) могут самостоятельно разработать форму авансового отчета и утвердить ее в учетной политике.

Во избежание налоговых нареканий заполнение отчета рекомендуется совместное — подотчетник подает данные бухгалтеру (ИП) и тот заполняет форму отчета с просмотром подтверждающих документов.

В этом случае вероятность попадания в расходы необоснованных сумм сведется на нет.

Приложение к авансовому отчету должно состоять из оригиналов документов. Оригиналы кассовых чеков и БСО необходимо откопировать и прикрепить к этой копии. Такое оформление объясняется тем, что краска на чеках выцветает, бумага быстро портится, а хранить документы необходимо не менее 3 лет.

Документы-приложения к авансовому отчету должны быть оформлены без нарушений. Известны случаи, когда суд признавал доходом работника суммы, которые были переведены на карту сотрудника с основанием выдачи в подотчет. Естественно, размер переведенных средств был достаточно большим.

Эти деньги не сдавались в кассу организации, а также не было никаких доказательств, что средства предназначались на хозяйственные нужды организации. Поэтому, одним из нюансов подготовки авансового отчета является оформление сопутствующих документов:

  1. Приказа организации с обозначением лиц, имеющих право получать денежные средства в подотчет;
  2. Заявление сотрудника на выдачу средств под авансовый отчет с подписью директора.

Даже оформив авансовый отчет верно, необходимо соблюсти правило выдачи подотчетных сумм.

Выдать их можно либо через кассу организации, либо путем перечисления с расчетного счета на карту сотрудника. В основании расходного кассового ордера пометьте, что деньги выдаются под авансовый отчет.

Нюанс перевода средств на карту сотрудника состоит в том, что в назначении платежа обязательно указание перечисления средств в подотчет. Именно эта пометка будет доказательством того, что средства не являются доходом физического лица и с них не нужно удерживать НДФЛ, другие налоги и сдавать отчетность по ним.

Учитывая, что расходы, проводимые в авансовом отчете, в определенной мере влияют на налоговую нагрузку, следует понимать, что налоговая крайне пристально проверяет правильность заполнения отчета и приложений к ним.

Также банки следят за переводами организациями денежных средств физическим лицам во избежание обналичивания денег.

В связи с этим, предельно внимательно относитесь к принимаемым от подотчетных лиц документам и суммам в них, а также перечислению денег в подотчет.

Рекомендуется заранее разъяснить сотрудникам, какие документы будут приняты, какие расходы будут возмещены, а какие организация компенсировать не будет.

Последние новости по теме статьи

Важно знать!
  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
  • Знание базовых основ желательно, но не гарантирует решение именно вашей проблемы.

Поэтому, для вас работают бесплатные эксперты-консультанты!

Расскажите о вашей проблеме, и мы поможем ее решить! Задайте вопрос прямо сейчас!

  • Анонимно
  • Профессионально

Задайте вопрос нашему юристу!

Расскажите о вашей проблеме и мы поможем ее решить!

+